Comment dois-je demander des services de vidéoconférence pour mon audience?
Lorsque vous donnez le nom de chaque personne qui témoignera lors de votre audience, vous devez également préciser si elle communiquera par vidéoconférence et, le cas échéant, au moyen de quel service. Cela peut se faire en utilisant le
formulaire Confirmation des besoins relatifs à l’audience qui est posté avec l’avis de convocation à votre audience. Si vous n’avez pas ce formulaire, vous pouvez le télécharger ou simplement présenter une demande par écrit à la Section d’appel de l’immigration (SAI) de votre bureau régional.
Quels services de vidéoconférence seront disponibles?
La
SAI fournira l’ordinateur, la connexion Internet et l’affichage avec les services de vidéoconférence suivants déjà en place :
- Skype
- WebEx
- Google Hangouts
- ooVoo
- Vidyo
Votre conseil ou vous devrez posséder votre propre compte pour le service choisi. N’oubliez pas d’avoir votre nom d’utilisateur et votre mot de passe en main afin de pouvoir vous connecter au début de l’audience. Le participant à distance devra aussi posséder un compte pour le même service ainsi que l’équipement technique nécessaire pour accéder au service (c’est-à-dire un ordinateur ou un appareil doté de capacités vidéo et une connexion Internet).
Que se passe‑t‑il si j’ai besoin d’un service de vidéoconférence qui ne figure pas dans la liste ci-dessus?
La
SAI sait que les services de vidéoconférence peuvent ne pas tous convenir et que tout dépend des besoins du participant à distance ou du lieu où il se trouve. Par conséquent, nous vous demandons d’informer la
SAI le plus rapidement possible de l’application de vidéoconférence que vous souhaitez utiliser pour que celle-ci puisse être installée avant l’audience. Veuillez prendre note que les applications Apple, comme FaceTime, ne sont pas prises en charge pour le moment.
Puis-je utiliser la vidéoconférence si je suis à l’étranger et je n’ai pas de conseil?
Oui, vous pouvez utiliser la vidéoconférence pour participer à votre audience. Étant donné que personne n’assistera à l’audience en personne, vous devrez informer la
SAI du service de vidéoconférence choisi et du nom de votre compte. La
SAI pourra ensuite communiquer avec vous au moment de votre audience en utilisant l’application de vidéoconférence que vous avez choisie.
Que se passe‑t‑il si la connexion vidéo ne fonctionne pas ou fonctionne mal pendant l’audience?
Comme c’est actuellement le cas pour une personne qui témoigne par téléphone, votre conseil ou vous devez veiller à ce que le témoin soit disponible pour témoigner et disposé à le faire au moment opportun. En outre, comme c’est le cas lorsqu’il s’agit d’un témoignage par téléphone, le rôle de la
SAI est simplement de rendre la technologie accessible. La
SAI ne garantit pas que la connexion vidéo fonctionnera toujours.
Un appel ne devrait pas être reporté si le service de vidéoconférence ne fonctionne pas adéquatement. Dans un tel cas, la
SAI téléphonera au témoin directement (sans qu’il soit nécessaire de fournir une carte d’appel) afin que le témoin puisse rapidement être contacté. Il vous incombe de fournir le numéro de téléphone du témoin à la
SAI et de veiller à ce que le témoin soit disponible à ce numéro pendant l’audience.
Que se passe-t-il si moi ou mon témoin n’utilisons aucun service de vidéoconférence à l’heure actuelle?
Vous pouvez vous inscrire à l’un des services de vidéoconférence mentionnés ci-dessus auquel vous et votre témoin avez accès à partir d’un ordinateur ou d’un autre appareil.
Si vous ou votre témoin ne pouvez pas vous inscrire ou si vous ne disposez pas du matériel requis, vous devez inscrire sur le formulaire Confirmation des besoins relatifs à l’audience que vous devrez téléphoner au témoin. À l’audience, la
SAI téléphonera à votre témoin en utilisant le numéro de téléphone que vous avez fourni. Il ne sera pas nécessaire de fournir une carte d’appel.
La vidéoconférence est-elle offerte dans tous les bureaux régionaux et dans tous les lieux?
La vidéoconférence pour le témoignage à distance est offerte dans tous les bureaux permanents de la
SAI, ce qui comprend les bureaux de Montréal, de Toronto, de Calgary et de Vancouver. Les audiences tenues dans les bureaux itinérants, comme à Halifax, à Edmonton ou à Winnipeg ou dans d’autres villes des Prairies, n’ont pas cette capacité pour le moment.
Avec qui puis-je communiquer si j’ai des questions au sujet du témoignage à distance par vidéoconférence?
Pour obtenir plus d’information, veuillez communiquer avec la
SAI de
votre bureau régional.