Politique no 2004-01
Date d’entrée en vigueur : 28 juin 2004
La Commission de l'immigration et du statut de réfugié (CISR) est un tribunal administratif dont la mission consiste, entre autres, à rendre, avec célérité et équité, des décisions éclairées. Elle a l'obligation de traiter tous les cas qui lui sont déférés aussi officieusement et rapidement que les considérations d'équité et de justice naturelle le lui permettent. Pour y arriver, la Commission doit répartir le travail à sa discrétion de manière à utiliser les ressources dont elle dispose et à pouvoir tenir des audiences équitables le plus rapidement possible. Le traitement rapide des cas constitue un élément important de l'administration de la justice et de la qualité du processus décisionnel.
Le transfert administratif des dossiers est une mesure essentielle prise par la CISR pour gérer sa charge de travail, par égard pour les personnes en attente d'une décision et aux Canadiens qui s'attendent à ce que la justice soit rendue avec équité et efficacité.
L'objet de la présente politique est d'énoncer les principes qui régissent le transfert administratif de dossiers entre les régions ou les districts à la Section de la protection des réfugiés (SPR) et la tenue d'audiences par vidéoconférence. Plus précisément, elle précise les circonstances dans lesquelles le transfert administratif peut ou ne peut pas se faire.
La présente politique s'applique à la Section de la protection des réfugiés de la CISR.
Les définitions qui suivent s'appliquent à la présente politique :
« Transfert administratif des dossiers ». Transfert de dossiers, entre régions ou districts, amorcé par la SPR. Ce type de transfert est à distinguer de celui qui résulte d'une demande de changement du lieu de tenue d'une audience présentée par une partie.
« Audience ». Comprend les entrevues tenues dans le cadre du processus accéléré.
« Bureau, ou région ou district, qui a reçu la demande d'asile à l'origine ». Comprend la région ou le district où la demande d'asile a été déférée à l'origine par Citoyenneté et Immigration Canada (CIC).
« Région ou district où le dossier a été transféré ». Comprend la région ou le district où sont transférés les dossiers par une autre région ou un autre district.
La CISR est le plus grand tribunal administratif au Canada et se compose de trois tribunaux distincts, dont le plus important est la SPR, qui fonctionne à partir de cinq bureaux régionaux et de district. À titre de tribunal, la CISR a été établie en partie dans le but de rendre justice au moyen d'une procédure plus simple et plus rapide que celle des cours de justice. Cependant, sa grande taille limite sa souplesse opérationnelle et sa capacité de réaffecter les ressources en réponse aux changements importants dans sa charge de travail.
Depuis la création de la CISR un certain nombre d'initiatives ont été prises pour permettre à la SPR (anciennement la Section du statut de réfugié) de traverser les périodes de fluctuation de sa charge de travail, notamment la nomination de commissaires supplémentaires à la SPR ainsi que la réaffectation de commissaires au sein de la Section et de la Commission dans son ensemble. Une série de mesures, connues sous le nom de « Plan d'action du président », ont également été lancées en 2003 en vue d'accroître l'efficacité de la SPR dans son ensemble, en réponse à la hausse sans précédent de cas déférés qui avait débuté en 1999. Malgré les quelques résultats immédiats obtenus par ces mesures, d'autres mesures sont devenues nécessaires pour répondre précisément aux variations continuelles dans la répartition de la charge de travail entre les bureaux et les districts. En mars 2003, l'arriéré de la SPR avait atteint un sommet de plus de 52 000 demandes d'asile, et 70 % de la charge de travail de la SPR se trouvait dans la région de Toronto. Le recours au transfert administratif des dossiers en vue de la tenue d'audiences par vidéoconférence permet de répondre aux pressions exercées sur la charge de travail.
La qualité du processus décisionnel est primordiale pour la CISR. Les facteurs qui permettent de déterminer la qualité demeurent les mêmes, que l'audience soit tenue en présence des demandeurs d'asile ou qu'elle ait lieu par vidéoconférence. Le transfert administratif des dossiers en prévision de la tenue d'audiences par vidéoconférence respecte les principes de justice naturelle et d'équité procédurale.
La justice naturelle est un principe de droit qui oblige les tribunaux administratifs comme la CISR à respecter le principe de l'équité procédurale. Le transfert administratif des dossiers et la tenue d'audiences par vidéoconférence respectent les principes sous-jacents de justice naturelle, c.-à-d. que le demandeur d'asile a le droit de connaître les preuves à réfuter et doit avoir la possibilité d'être entendu par un décideur impartial. Le droit à une instruction approfondie avec la possibilité de produire des éléments de preuve, d'interroger des témoins et de présenter des observations demeure inchangé. Tous les participants à l'audience, notamment le conseil et l'interprète s'il y a lieu, continuent de comparaître à l'audience dans les cas qui sont transférés et entendus par vidéoconférence, et la preuve continue d'être évaluée de la même manière que lorsque tous les participants sont dans un même lieu.
4.2.1 Transfert de dossiers entre régions ou districts
La Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés (LIPR) confère à la Commission le pouvoir de transférer des dossiers entre régions et/ou districts. Aux termes de l'alinéa 159(1)a), à titre de premier dirigeant de la Commission, le président « assure la direction et contrôle la gestion des activités et du personnel de la Commission ». De plus, aux termes du par. 162(2), « Chacune des sections fonctionne, dans la mesure où les circonstances et les considérations d'équité et de justice naturelle le permettent, sans formalisme et avec célérité ».
4.2.2 Audiences par vidéoconférence
L'article 164 de la LIPR reconnaît que les « audiences des sections peuvent être tenues en présence de la personne en cause ou en direct par l'intermédiaire d'un moyen de télécommunication ».
5.1 Généralités Le transfert administratif des dossiers en prévision de la tenue d'audiences par vidéoconférence doit respecter les principes suivantsp.
Le transfert administratif d'un dossier n'oblige pas le demandeur d'asile à participer en personne à l'audience dans la région ou le district où le dossier a été transféré. Plutôt, l'audience est tenue par vidéoconférence et le demandeur d'asile et son représentant (le cas échéant) se présentent au bureau où la demande d'asile a d'abord été reçue, tandis que le commissaire, l'agent de protection des réfugiés (le cas échéant) et l'interprète (s'il y a lieu) sont dans le bureau où le dossier a été transféré. Toutefois, le demandeur d'asile et le conseil peuvent décider de se présenter en personne à l'audience au bureau où le dossier a été transféré, à leurs frais.
En fonction des circonstances mentionnées ci-dessous, la CISR peut, à sa discrétion, effectuer le transfert administratif de tout dossier en vue de la tenue d'une audience par vidéoconférence. Il peut s'agir des dossiers de cas traités au moyen d'une entrevue tenue dans le cadre du processus accéléré. Le transfert administratif des dossiers entre les bureaux de la CISR ainsi que la tenue d'audiences par vidéoconférence seront tributaires des nécessités du service et des capacités des ressources dans d'autres bureaux de la CISR qui ont déjà traité des demandes d'asile de personnes provenant des mêmes pays sources.
Il peut y avoir transfert administratif de dossiers lorsque le secrétaire général et le vice-président de la SPR ont déterminé qu'une ou plusieurs régions ou districts assument une part excessive de la charge de travail de la Section.
Une fois qu'une telle décision a été prise, les directeurs régionaux ou gestionnaires de district des bureaux qui envoient ou reçoivent les dossiers fourniront à leur greffe respectif des instructions sur l'ensemble des dossiers qui feront l'objet du transfert administratif, en fonction des recommandations du Comité des opérations de la SPR, sous réserve de l'approbation du secrétaire général et du vice-président de la SPR.
Aucun dossier ne sera transféré avant la réception du Formulaire de renseignements personnels (FRP) dûment rempli.
La CISR reconnaît que dans certains cas, il n'est pas approprié d'effectuer le transfert d'un dossier et de tenir une audience par vidéoconférence. Les critères suivants font état de ces cas et seront appliqués par le bureau régional ou le bureau de district qui a reçu la demande d'asile à l'origine :
- les cas qui concernent des mineurs non accompagnés et d'autres personnes qui, selon la CISR, ne sont pas en mesure de comprendre la nature de la procédure;
- les cas qui concernent des personnes détenues (traitement prioritaire);
- les cas pour lesquels le conseil du ministre intervient et participe à l'audience en personne (taux élevé de complexité);
- les cas qui concernent la jonction de demandes d'asile de membres de la famille, tels qu'identifiés au par. 49(1) des Règles de la SPR (jonction automatique de demandes d'asile) peuvent être transférés. Toutefois, les cas qui concernent un nombre important de personnes non autrement identifiés au par. 49(1) des Règles de la SPR devront demeurer dans la région où les demandes d'asile ont été reçues à l'origine (taux élevé de complexité).
Une fois que les dossiers transférés auront été reçus par la région ou le district, ils seront examinés afin d'en évaluer la complexité. La complexité élevée d'un cas constituera un motif suffisant pour le retourner au bureau qui l'a reçu à l'origine.
La région ou le district qui reçoit le cas devra également déterminer, compte tenu des critères énoncés à la section 5.3 ci-dessus, si tout nouveau renseignement reçu obligera le renvoi du dossier au bureau qui a reçu la demande d'asile à l'origine. Toutefois, ce renvoi ne sera effectué que dans des circonstances particulières, p. ex. les cas susceptibles de faire l'objet de plusieurs séances, les cas qui nécessitent l'intervention en personne du ministre et dont la complexité a été reconnue, ou les cas qui concernent la jonction de plusieurs dossiers et dont la complexité a été reconnue.
De plus, la SPR reconnaît qu'à la suite du transfert d'un dossier, il peut surgir des circonstances susceptibles de rendre la tenue de l'audience plus appropriée dans le bureau régional ou de district qui a reçu la demande d'asile à l'origine. Les commissaires de la Commission évalueront ces circonstances en fonction de chaque cas lorsqu'elles seront portées à leur attention au moyen d'une demande dûment présentée de changement du lieu de l'audience dans la région ou le district qui a reçu la demande d'asile à l'origine. La décision devra être fondée sur des éléments pertinents, y compris ceux énumérés au par. 47(4) des Règles de la SPR. La complexité du cas constitue un élément pertinent.
La haute direction des régions et districts est responsable de la mise en application générale de la présente politique.
Le suivi et l'évaluation continus de la présente politique seront effectués sous la direction du Comité des opérations de la SPR, avec l'appui des comités régionaux de direction et de la Direction générale des politiques, de la planification et des recherches.
Dispositions législatives pertinentes
Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, alinéas 159(1)a), par. 162(2) et art. 164.
Règles de la Section de la protection des réfugiés, art. 47, 49 et 69.