Vérification du projet de réduction de l'arriéré de la Section de la protection des réfugiés

avril 2012

Table des matières

1. Sommaire
2. 1. Contexte
3. 2. Autorité
4. 3. Objectifs de la vérification
5. 4. Portée et approche de la vérification
6. 5. Conclusion globale
7. 6. Résumé des conclusions
   1. 6.1 Gouvernance à l'appui du projet de réduction de l'arriéré
   2. 6.2 Évaluation des risques
   3. 6.3 Gestion des ressources financières et des autres ressources
   4. 6.4 Suivi des progrès des résultats et du rendement
8. Annexe A : Critères de vérification
9. Annexe B : Dates et activités clés concernant la réduction de l'arriéré
10. Annexe C : Aperçu des dépenses en lien avec le financement du CT aux fins de la réduction de l'arriéré
11. Annexe D : Résumé concernant les cas réglés en 2010-2011 et 2011-2012

Sommaire

Le projet de loi C-11 sur des mesures de réforme équitables concernant les réfugiés qui a reçu la sanction royale en juin 2010, entraîne un certain nombre de changements au système de protection des réfugiés au Canada. Voici certains des changements les plus importants :

• la disposition selon laquelle le décideur au premier palier de décision concernant les demandes d'asile est un fonctionnaire et n'est plus nommé par décret;
• la mise en place de la Section d'appel des réfugiés (SAR);
• des changements aux dispositions relatives aux motifs d'ordre humanitaire;
• un accès limité à l'examen des risques avant renvoi et au permis de séjour temporaire.

La loi devrait entrer en vigueur en juin 2012^{Note 1}.

Une présentation au Conseil du Trésor (CT) a été approuvée dans le cadre du projet de loi C-11 et prévoit un financement d'environ 550 millions de dollars sur cinq ans, dont 85 millions de dollars de financement permanent pour réformer le service d'octroi de l'asile du Canada. Le projet de loi C-11 vise trois initiatives connexes :

1. la mise en œuvre d'une stratégie de trois ans visant la réduction de l'arriéré;
2. la réforme du système d'octroi de l'asile du Canada;
3. l'amélioration du programme de réinstallation du Canada.

Le projet de loi touche Citoyenneté et Immigration Canada (CIC), la Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR), l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), la Gendarmerie royale du Canada (GRC), le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) et le Service administratif des tribunaux judiciaires (SATJ). Le montant accordé à ces six organisations au regard de la stratégie de trois ans visant à réduire l'arriéré représente 136,2 millions de dollars sur cinq ans.

Dans le cadre du plan d'ensemble triennal visant à réduire l'arriéré, la CISR a obtenu 9,3 millions de dollars pour réduire l'arriéré actuel de la Section de la protection des réfugiés (SPR) et le nombre croissant de cas à la Section de l'immigration (SI). En juin 2011, la SPR comptait 45 420 cas dans son arriéré, qui contient de loin la majorité des cas de l'arriéré de la CISR. Des 9,3 millions de dollars, 7,9 millions de dollars ont été alloués à la nomination de commissaires nommés par décret et d'employés de soutien ainsi qu'au règlement de 9 000 demandes d'asile faisant partie de l'arriéré actuel de la SPR, en plus des 25 000 cas qui sont habituellement réglés chaque année, au cours d'une période de 18 mois s'étendant sur les exercices 2010-2011 et 2011-2012. Le 1,4 million de dollars restant a été alloué aux enquêtes et aux contrôles des motifs de détention de la SI.

La vérification du projet de réduction de l'arriéré de la SPR a été effectuée par la Direction de la vérification interne et de l'intégrité de la CISR et par BMCI Consulting Inc. conformément au plan triennal de vérification axé sur le risque (2010-2011 à 2012-2013) de la CISR, approuvé par le président de la CISR le 20 octobre 2010. La vérification a été réalisée conformément à la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada.

La vérification permettra de confirmer au président et au Comité de vérification de la CISR que la gouvernance, la gestion des risques et les mesures de contrôle sont efficaces non seulement pour la réduction de l'arriéré de la SPR, mais aussi pour l'utilisation et la gestion du financement obtenu au moyen de la présentation au CT pour réduire l'arriéré de la SPR.

La vérification porte sur les structures, les stratégies et les processus que la CISR met en œuvre pour garantir la mise en place efficace de sa portion de la stratégie de trois ans du gouvernent fédéral visant à réduire l'arriéré, en particulier en ce qui a trait au financement sur deux ans (2010-2012) qu'elle a reçu suivant la présentation au CT, qui vise le règlement par la SPR de 9 000 demandes d'asile de plus que son volume annuel normal de 25 000 demandes d'asile.

Selon la conclusion globale de cette vérification, une gouvernance, une gestion des risques et un ensemble de contrôles de gestion efficaces sont en place et permettent de superviser l'utilisation et la gestion du financement obtenu du CT pour réduire l'arriéré. Les fonds alloués par le CT ont été dépensés uniquement pour les activités énoncées dans la présentation.

La vérification a été réalisée conformément aux normes de vérification interne généralement acceptées et aux exigences de la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).

1. Contexte

Selon le Rapport sur les plans et priorités (RPP) de la CISR pour 2010-2011, la « Section de la protection des réfugiés (SPR) exerce l'activité de programme Protection des réfugiés de la CISR. Elle tranche les demandes d'asile présentées au Canada. Le traitement des demandes d'asile est la principale priorité des activités et des ressources de la CISR. »

Les programmes du Canada pour les réfugiés sont reconnus partout dans le monde pour leur grande équité. Le système d'octroi d'asile a connu une augmentation considérable du nombre de demandes d'asile. Ce nombre a augmenté dans les années ayant suivi l'exercice 2005-2006, au cours duquel le Canada a reçu 20 836 demandes d'asile. En effet, les années suivantes, près de 36 268 demandes d'asile ont été présentées au Canada en 2008-2009 et quelque 29 947 en 2009-2010, ce qui a dépassé la capacité financière de la CISR de 25 000 demandes d'asile par année. Cette augmentation du volume de demandes, combinée à un nombre insuffisant de commissaires nommés par décret, a donné lieu à un important arriéré à la SPR, qui nuit à l'efficacité et à l'intégrité du système d'asile du Canada.

Projet de réduction de l'arriéré à la CISR

L'arriéré de la SPR a atteint un sommet en octobre 2009 avec 61 890 cas. Cette situation a donné lieu à des délais moyens de 20 mois pour ce qui est de l'instruction d'un cas.

En date de juin 2011, l'arriéré de la SPR avait été réduit à 45 420 demandes d'asile en raison d'un certain nombre de facteurs, notamment les suivants :

• À la fin de 2009-2010, la SPR avait un effectif presque complet de décideurs nommés par décret (un effectif de 127 décideurs est considéré comme complet et permet le règlement d'environ 25 000 décisions par année).
• Le nombre des demandes d'asile provenant des principaux pays sources, comme le Mexique et la République tchèque, a diminué de façon notable par suite de l'imposition de l'obligation d'un visa aux citoyens des deux pays en juillet 2009.
• La productivité s'est accrue davantage à la SPR grâce à des mesures ciblées de gestion des cas.

Toutefois, même dotée d'un effectif complet de décideurs, la CISR n'avait pas suffisamment de ressources pour régler les demandes d'asile reçues.

Réforme législative (projet de loi C-11)

Le projet de loi C-11, qui a reçu la sanction royale en juin 2010, entraîne un certain nombre de changements au système de protection des réfugiés au Canada. Parmi les changements les plus importants, mentionnons les suivants :

• la disposition selon laquelle le décideur au premier palier d'audience concernant les demandes d'asile est un fonctionnaire et n'est plus nommé par décret;
• la mise en place de la Section d'appel des réfugiés (SAR);
• des changements aux dispositions sur les motifs d'ordre humanitaire;
• l'accès limité à l'examen des risques avant renvoi et au permis de séjour temporaire.

La loi devrait entrer en vigueur en juin 2012.

Une présentation au CT a été approuvée dans le cadre du projet de loi C-11; elle prévoit un financement d'environ 550 millions de dollars (millions de dollars) sur cinq ans, dont 85 millions de dollars de financement permanent visant la réforme du service d'octroi de l'asile du Canada. Le projet de loi C-11 vise trois initiatives connexes :

1. la mise en œuvre d'une stratégie de trois ans visant la réduction de l'arriéré;
2. la réforme du système d'octroi de l'asile du Canada;
3. l'amélioration du programme de réinstallation du Canada.

Le projet de loi touche Citoyenneté et Immigration Canada (CIC), la Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR), l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), la Gendarmerie royale du Canada (GRC), le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) et le Service administratif des tribunaux judiciaires (SATJ). Le montant accordé à ces six organisations concernant la stratégie de trois ans visant à réduire l'arriéré représente 136,2 millions de dollars sur cinq ans.

Dans le cadre du plan triennal visant à réduire l'arriéré, la CISR a obtenu 9,3 millions de dollars pour réduire l'arriéré actuel de la Section de la protection des réfugiés (SPR) et le nombre croissant de cas à la Section de l'immigration (SI). En juin 2011, la SPR comptait 45 420 cas dans son arriéré, qui contient de loin la majorité des cas de l'arriéré de la CISR. Des 9,3 millions de dollars, 7,9 millions de dollars ont été alloués à la nomination de commissaires nommés par décret et d'employés de soutien ainsi qu'au règlement de 9 000 demandes d'asile faisant partie de l'arriéré actuel de la SPR, en plus des 25 000 cas devant habituellement être réglés chaque année, au cours d'une période de 18 mois s'étendant sur les exercices 2010-2011 et 2011-2012. Le 1,4 million de dollars restant a été alloué aux enquêtes et aux contrôles des motifs de détention de la SI.

2. Autorité

La vérification de l'arriéré de la CISR a été effectuée par la Direction de la vérification interne et de l'intégrité et BMCI Consulting, conformément au plan triennal de vérification axé sur le risque (2010-2011 à 2012-2013) de la CISR, approuvé par le président de la CISR le 20 octobre 2010. La vérification a été réalisée conformément à la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada.

3. Objectifs de la vérification

La vérification permettra de confirmer au président et au Comité de vérification de la CISR que la gouvernance, la gestion des risques et les mesures de contrôle sont efficaces non seulement pour la réduction de l'arriéré de la SPR, mais aussi pour l'utilisation et la gestion du financement obtenu au moyen de la présentation au CT pour réduire l'arriéré de la SPR.

4. Portée et approche de la vérification

La vérification portait sur les structures, les stratégies et les processus que la CISR met en œuvre et visait à garantir que cette dernière met efficacement en place sa portion de la stratégie de trois ans du gouvernent fédéral visant à réduire l'arriéré, en particulier en ce qui a trait au financement sur deux ans (2010-2012) qu'elle a reçu suivant la présentation au CT, qui vise le règlement par le SPR de 9 000 demandes d'asile en plus de son volume annuel normal de 25 000 cas réglés.

La vérification a été réalisée entre août 2011 et février 2012, conformément aux normes de vérification interne généralement acceptées et aux exigences de la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).

La vérification comprenait des entrevues et l'examen de documents :

1. Documents et dossiers examinés - tous les documents et dossiers clés ont été examinés dans le cadre de cette vérification, y compris les suivants :
   • le projet de réduction de l'arriéré et toute la documentation connexe sur le cadre de gestion du projet, l'information sur les responsabilités du projet, les obligations de rendre compte, les calendriers, les budgets, etc.;
   • les ordres du jour, les comptes rendus et les documents connexes du Comité de gestion et du groupe de travail;
   • la présentation au CT.
2. Entrevues - des rencontres ont eu lieu avec les principaux gestionnaires de la CISR qui participent à l'administration du projet de réduction de l'arriéré afin de déterminer si les processus de gestion appropriés étaient en place à l'appui des objectifs du projet de réduction de l'arriéré et de l'utilisation des fonds reçus suivant la présentation au CT.
3. Examen des contrôles financiers - des rencontres ont eu lieu avec les agents financiers supérieurs ainsi qu'un examen des documents financiers clés et des contrôles financiers concernant la réception du financement du CT et son affectation, son utilisation et sa gestion par les unités opérationnelles. Un certain nombre de transactions financières ont été examinées, en passant par les documents financiers et par les documents sources, pour s'assurer que ces transactions avaient un lien avec le projet de réduction de l'arriéré.

5. Conclusion globale

Selon la conclusion globale de cette vérification, une gouvernance, une gestion des risques et un ensemble de contrôles de gestion efficaces sont en place et permettent de superviser l'utilisation et la gestion du financement obtenu du CT pour réduire l'arriéré. Les fonds alloués par le CT ont été dépensés uniquement pour les activités énoncées dans la présentation.

6.  Résumé des conclusions

6.1 Gouvernance à l'appui du projet de réduction de l'arriéré

Du point de vue de la gouvernance, nous nous attendions à trouver un mandat clairement communiqué quant au projet de réduction de l'arriéré ainsi qu'une stratégie de réduction, des responsabilités et des rôles bien définis ainsi que des mécanismes appropriés de supervision de la gestion.

Nous avons conclu que les contrôles de gestion au regard de la gouvernance en ce qui concerne le mandat, la stratégie, les rôles et les responsabilités et la supervision de la gestion des engagements de financement du projet de réduction de l'arriéré de la présentation au CT étaient bien établis.

Mandat

Le mandat du projet de réduction de l'arriéré se trouve dans la présentation au CT approuvée et semble très clair. Le CT a accordé à la CISR 9,3 millions de dollars sur une période de 18 mois s'étendant sur les exercices 2010-2011 et 2011-2012 pour lui permettre d'élargir et de poursuivre ses efforts de réduction de l'arriéré et d'ajouter de nouveaux décideurs et employés de soutien à la SPR. Un montant de 7,9 millions de dollars (ou 7,0 millions de dollars après une déduction de 13 % sur les salaires prévus pour les coûts des locaux) devait être destiné aux audiences de la SPR, et 1,4 million de dollars (ou 1,3 millions de dollars après une déduction de 13 % sur les salaires prévus pour les coûts des locaux) devait aller aux entrevues et aux contrôles des motifs de détention de la SI. Le financement visait la nomination par décret de 10 à 13 personnes aux fins de la réduction de l'arriéré à la SPR. Les commissaires affectés à la réduction de l'arriéré, ainsi que les gains d'efficience interne continus et le personnel supplémentaire, permettront à la CISR de régler, sur une période de 18 mois, 9 000 demandes d'asile supplémentaires faisant partie de l'arriéré de la SPR, en plus de sa capacité annuelle financée de 25 000 demandes d'asile.

Stratégie de réduction de l'arriéré

Pour garantir la réussite du nouveau système d'octroi de l'asile, il fallait mettre en œuvre une stratégie de réduction de l'arriéré assortie d'un financement adéquat, et ce, afin de réduire l'arriéré des cas à un niveau plus gérable dans un délai déterminé. Dans le budget de 2010, des fonds ont été accordés à la CISR pour la stratégie de réduction de l'arriéré.

Dans le cadre de la stratégie d'ensemble de réduction de l'arriéré, la CISR s'est engagée à réduire le plus possible l'arriéré de la SPR avant l'entrée en vigueur du nouveau système d'octroi de l'asile.

La stratégie de réduction de l'arriéré de la CISR comportait essentiellement trois activités clés :

• la nomination de commissaires décideurs additionnels;
• l'embauche de personnel de soutien supplémentaire pour les audiences;
• la mise en œuvre de mesures d'efficacité améliorées dans un certain nombre de secteurs.

Rôles et responsabilités

Les entrevues avec la haute direction ont permis de constater que les rôles et les responsabilités sont clairs en ce qui concerne les cibles et le financement du projet de réduction de l'arriéré de la SPR. La CISR comprend des commissaires nommés par décret et des fonctionnaires dans les bureaux régionaux et au siège de la Commission. Les fonctionnaires occupent entre autres des postes au sein de la haute direction. Le président de la CISR et le vice-président de la SPR sont nommés par décret. Le président supervise toutes les opérations de la CISR, et le vice-président assure la surveillance principale des commissaires décideurs nommés par décret qui sont affectés à la SPR.

Le vice-président de la SPR est responsable de la production de rapports sur le rendement des décideurs de la SPR. Le directeur général des Opérations est responsable des opérations menées principalement dans les trois bureaux régionaux ainsi que de certaines opérations menées au siège de la CISR. Le directeur général des Opérations présente à la haute direction les rapports sur les activités de gestion des cas, y compris sur les stratégies de réduction de l'arriéré. Les directeurs régionaux sont responsables des opérations dans leurs bureaux respectifs. Le directeur financier a la responsabilité de rendre régulièrement des comptes aux comités de la haute direction sur la situation financière de la SPR, y compris les dépenses se rapportant aux 9,3 millions de dollars de financement pour la réduction de l'arriéré.

Surveillance de la gestion

Quatre comités de gestion au siège de la CISR, en plus d'un comité de vérification, exécutent diverses activités de surveillance relativement au projet de réduction de l'arriéré :

1. Comité de planification et de budgétisation (CPB)
2. Comité des activités principales (CAP)
3. Conseil de gestion du président (CGP)
4. Comité sur le projet de réduction de l'arriéré de la SPR
5. Comité de vérification

Comité de planification et de budgétisation - La surveillance financière de la CISR (y compris la SPR) figure parmi les responsabilités de ce comité. Le CPB organise régulièrement des réunions et, depuis le financement se rapportant à l'arriéré, il a reçu des mises à jour régulières à toutes ses réunions concernant la budgétisation et l'utilisation des fonds du projet.

Comité des activités principales - Ce comité, présidé par le président de la CISR, organise des réunions mensuelles, et une portion importante de ses activités porte sur les questions de nature décisionnelles et la gestion des cas, y compris le rendement de la SPR au regard des objectifs de réduction de l'arriéré, en particulier des 9 000 demandes d'asile s'ajoutant à son volume annuel normal de 25 000 demandes d'asile.

Conseil de gestion du président - Ce comité, également présidé par le président de la CISR, reçoit des mises à jour régulières sur le projet de réduction de l'arriéré.

Comité sur le projet de réduction de l'arriéré de la SPR - Ce comité fonctionne comme un groupe de travail et se concentre sur l'élaboration d'approches régionales et sur les initiatives relatives à la stratégie de réduction de l'arriéré.

Comité de vérification - Ce comité est composé de membres nommés par le CT qui ne font pas partie de la CISR ainsi que du président de la CISR. Le Comité de vérification a assisté à des séances d'information régulières sur le projet de réduction de l'arriéré de la SPR; par ailleurs, il est le comité qui a conseillé le président de la CISR en ce qui concerne la présente vérification relative à l'arriéré de la SPR.

6.2 Évaluation des risques

Nous nous attendions à ce que la direction de la CISR ait mis en place des pratiques efficaces de gestion du risque lui permettant d'atteindre les objectifs de la stratégie de réduction de l'arriéré.

Nous avons découvert qu'il n'y avait aucune mesure particulière de gestion du risque concernant les 9,3 millions de dollars alloués à la CISR par le CT relativement à la stratégie de réduction de l'arriéré. Le projet auquel étaient alloués ces 9,3 millions de dollars a été considéré comme n'étant pas suffisamment important pour justifier le niveau d'efforts et d'attention que nécessiterait un registre des risques distincts, comme c'était le cas pour l'initiative beaucoup plus importante relative aux mesures liées à la réforme ou à la modernisation du STAR. Ces deux projets d'envergure présentent beaucoup plus de risques de répercussions au regard de la réalisation des objectifs généraux de la CISR.

Les engagements envers le CT figurant dans la présentation sont très clairs à l'égard des risques, qui sont les suivants : le risque de ne pas atteindre l'objectif de réduction de l'arriéré de 9 000 cas en plus des 25 000 cas annuels et le risque de dépenser des fonds pour d'autres activités que celles liées à la réduction de l'arriéré.

La CISR a géré activement ces deux risques et a supervisé les diverses organisations de gestion, comme il est mentionné dans la section précédente du présent rapport. La direction, les structures, les contrôles et les processus existants semblent plus qu'adéquats pour atténuer tout risque associé à un projet de cette nature.

6.3 Gestion des ressources financières et des autres ressources

Nous nous attendions à ce que la CISR ait établi des mesures de contrôle financier efficaces et appropriées pour veiller à ce que le financement visant la réduction de l'arriéré de la SPR reçu dans le cadre de la présentation au CT soit utilisé de façon appropriée, y compris les suivantes :

1. intégration, dans le budget, des activités, des échéanciers et des ressources nécessaires pour l'atteinte des objectifs du projet;
2. surveillance régulière des prévisions;
3. comparaison périodique des résultats obtenus par rapport aux attentes;
4. réaffectation des ressources pour faciliter l'atteinte des objectifs du projet;
5. production et diffusion, à l'interne et à l'externe, en temps opportun, de rapports financiers et non financiers en lien avec le projet.

Nous avons conclu que les mesures de contrôle financier visant à ce que le financement alloué à la réduction de l'arriéré de la SPR reçu dans le cadre de la présentation au CT soit utilisé de façon appropriée étaient bien établies et fonctionnaient efficacement, y compris la budgétisation initiale, les dépenses appropriées pour soutenir le projet de réduction de l'arriéré de la SPR conformément à la délégation de pouvoirs, la surveillance des prévisions par rapport au budget, y compris une analyse des variations, et la communication claire de rapports financiers concernant le financement de la réduction de l'arriéré utilisé par rapport aux sommes reçues suivant la présentation au CT.

Budgétisation initiale

Le directeur financier et le personnel ont entrepris une importante analyse des coûts dans le but de déterminer le montant nécessaire pour soutenir la réduction de l'arriéré dans la présentation initiale au CT. Le directeur financier a présenté le budget proposé au CPB, et des mises à jour ont été fournies aux réunions subséquentes. Le financement aux fins de la réduction de l'arriéré a été accordé aux Services de secrétariat pour les personnes nommées par décret (PND) et à la Direction générale des opérations et a principalement été utilisé pour embaucher des PND et du personnel de soutien connexe (voir l'annexe C).

Dépenses selon la délégation de pouvoirs

Le directeur financier et l'équipe des finances ont créé des comptes distincts pour mesurer les dépenses en lien avec la réduction de l'arriéré. Nous avons sélectionné un échantillon de transactions débitées à ces comptes dans des extraits financiers et nous l'avons vérifié pour nous assurer que les dépenses étaient en lien avec le projet de réduction de l'arriéré et qu'elles avaient été autorisées conformément à la délégation de pouvoirs de la CISR. La majorité de ces dépenses concernait le paiement des salaires des décideurs nommés par décret et du personnel de soutien. Aucune exception n'a été trouvée.

Surveillance des prévisions par rapport au budget, y compris l'analyse des écarts

Puisque la nomination de commissaires par décret a été retardée au cours de 2010-2011, il n'était pas possible de dépenser la totalité du montant accordé suivant la présentation au CT pour appuyer la première année de la stratégie de réduction de l'arriéré. La CISR a effectué un examen de mi-exercice et a inscrit les dépenses réelles depuis le début de l'exercice au budget de l'arriéré présenté au CPB. Au cours de l'exercice 2011-2012, tout le financement affecté par le SCT a été utilisé, et des fonds supplémentaires à l'interne ont été obtenu des opérations de la CISR pour maintenir en poste les nouveaux décideurs nommés par décret jusqu'à la nouvelle date d'entrée en vigueur, prévue pour juin 2012.

Communications claires et rapports financiers

L'information financière concernant les chiffres réels par rapport au budget est examinée à chaque réunion du CPB. Une attention particulière a été portée lors des réunions plus fréquentes tenues vers la fin de l'exercice pour veiller à ce que les fonds alloués soient utilisés dans la plus grande mesure possible.

6.4 Suivi des progrès des résultats et du rendement

Nous nous attendions à ce que la CISR assure un suivi des progrès de la réduction de l'arriéré de la SPR au regard de la stratégie de réduction de l'arriéré de la CISR. Celle-ci pourrait notamment veiller à ce que des indicateurs de la mesure du rendement sont en place et qu'ils permettent de mesurer le rendement par rapport à des résultats prévus pour satisfaire aux exigences de la présentation au CT et pour permettre à la CISR de faire rapport au Bureau de gestion du projet de la réforme du système d'octroi de l'asile.

Nous avons constaté que la CISR a mis en place des mesures de surveillance du rendement et un cadre de présentation de rapports suffisants qui correspondent aux engagements pris envers le CT. Des rapports périodiques sur les données financières sont présentés au CAP; il s'agit d'un point permanent à l'ordre du jour. La productivité et d'autres renseignements sur le rendement sont communiqués périodiquement au CPB et au CGP. De plus, des renseignements clés sur le rendement ont été fournis au Comité de vérification.

Information sur les résultats financiers

Cette question est abordée au point 6.3.

Information sur le rendement

L'information sur le rendement est utilisée pour soutenir des initiatives en matière d'efficacité et pour transférer des ressources au moyen de la remise au rôle. La directive du président de la CISR selon laquelle l'accent doit être mis sur les cas les plus anciens a donné lieu à la création de listes appelées cohortes, et le rendement des mesures visant à réduire ces cohortes est étroitement surveillé et géré.

La CISR produit une mine de renseignements sur le rendement. Par exemple, l'information sur la gestion des cas comprend : la ventilation du nombre de cas à traiter à l'échelle nationale et par bureau régional pour les cas ajournés, remis, mis au rôle, remis au rôle, mis en délibéré ou en instance. Des statistiques complètes sont produites relativement à tous les commissaires, y compris des renseignements au sujet des commissaires affectés à la réduction du nombre de cas anciens. Les cas excédentaires, au-delà du volume habituel de 25 000 cas, sont surveillés, et la CISR est en voie de dépasser les objectifs fixés dans la présentation au CT.

En résumé, la CISR s'est engagée à régler, pendant la durée du projet, 9 000 demandes d'asile en plus du nombre qu'elle doit régler au départ en fonction des fonds qu'elle reçoit à cette fin. Une demande d'asile est « réglée » lorsqu'un avis de décision ou une confirmation de retrait ou de désistement est délivré; il s'agit essentiellement de toute demande d'asile qui est « retirée » de l'arriéré.

À la fin du projet le 30 novembre 2011, la SPR avait réglé 14 554 demandes d'asile de plus que sa capacité normale, dépassant l'objectif de 9 000 demandes d'asile d'environ 62 % (voir l'annexe D).

Ces cas réglés comprennent des décisions rendues par 12 commissaires affectés à l'arriéré, des décisions supplémentaires, au-delà du nombre financé au départ, rendues par l'effectif régulier de commissaires de la SPR et tous les autres cas réglés résultant des initiatives mises en place pour une gestion proactive des cas. Il convient de souligner que c'est l'augmentation générale du nombre de commissaires, combinée à une mise au rôle agressive et une gestion proactive des cas, qui a eu un effet exponentiel sur la productivité de l'ensemble de la SPR, et non pas seulement les commissaires supplémentaires nommés pour réduire l'arriéré.

Annexe A : Critères de vérification

1. La CISR devrait disposer d'un mandat établi et communiqué pour le projet de réduction de l'arriéré ainsi que pour la stratégie de réduction de l'arriéré, des rôles et des responsabilités bien définies et des mécanismes de surveillance de la gestion appropriés.
2. La CISR devrait avoir en place des pratiques efficaces de gestion des risques pour veiller à ce que les objectifs de la stratégie de réduction de l'arriéré soient atteints.
3. La CISR devrait avoir mis en place des contrôles financiers efficaces et appropriés pour s'assurer que le financement reçu est utilisé de façon appropriée.
4. La CISR devrait disposer d'indicateurs de mesure du rendement appropriés pour mesurer les résultats et appuyer la capacité de la CISR d'établir des rapports à l'intention du Bureau de gestion du projet de la réforme du système d'octroi de l'asile concernant le rendement par rapport aux objectifs fixés, dans une gouvernance de programme et un cadre de gestion de projet intégrés.

Annexe B : Dates et activités clés concernant la réduction de l'arriéré

26 octobre 2010

Le CPB présente des prévisions de mi-exercice par source de financement pour ce qui est du financement anticipé aux fins de la réduction de l'arriéré.

Novembre 2010

Nominations initiales de commissaires affectés à l'arriéré et embauche d'employés nommés pour une période déterminée pour soutenir l'effort de réduction de l'arriéré.

3 mars 2011

Ordre du jour du CPB :

• Rapports d'étape distincts pour l'arriéré en ce qui concerne les sources de financement.
• Résumé portant sur les fonds alloués à la réduction de l'arriéré dans le nouvel exercice.

1^er juin 2011

Ordre du jour du CPB :

• Résumé des résultats par rapport à la prévision de l'exercice précédent par source de financement.
• Résumé détaillé par section sur le financement pour réduire l'arriéré.
• Rapport de situation 2011-2012 qui présente le financement par source.

Août 2011

Le ministre annonce la date d'entrée en vigueur de la Loi C-11 sur des mesures de réforme équitables concernant les réfugiés, soit le 29 juin 2012.

29 septembre 2011

Ordre du jour du CPB :

• Examen de mi-exercice des prévisions qui détermine le budget et les prévisions se rapportant à la réduction de l'arriéré.
• Le rapport sur les points principaux des sources de financement et l'arriéré est distinctement marqué pour la haute direction à des fins de surveillance.

30 novembre 2011

Date d'échéance prévue à l'origine pour le projet de réduction de l'arriéré.

31 mars 2012

Date de la fin de l'allocation de fonds aux fins de la réduction de l'arriéré. Les fonds ont été alloués à des projets de loi de crédits pout les exercices 2010-2011 et 2011-2012.

29 juin 2012

Date prévue de l'entrée en vigueur du projet de loi C-11. À cette date, on s'attend à ce que des cas anciens restent à traiter. Le processus particulier qui servira à traiter ces cas anciens sera déterminé.

Annexe C : Aperçu des dépenses en lien avec le financement du CT aux fins de réduction de l'arriéré

Annexe D : Résumé concernant les cas réglés en 2010-2011 et en 2011-2012