Rendement en matière de qualité à la Section de la protection des réfugiés pour 2016-2017

Rapport sur les résultats

Préparé par :
la Direction de la planification, de l’évaluation et de la mesure du rendement

Table de matières

1.0  Contexte

Le présent rapport fait état des résultats de la mesure de la qualité dans le processus décisionnel à la Section de la protection des réfugiés (SPR ou la Section). Le rendement est évalué en fonction des principaux indicateurs de la qualité qui cadrent avec les résultats généraux attendus de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) en matière d’excellence du processus décisionnel :

  1. Préparatifs efficaces et exécutés en temps opportun avant les audiences
  2. Audiences respectueuses
  3. Audiences bien ciblées
  4. Décisions claires, complètes, concises et opportunes

L’étude a porté sur 119 des 596 demandes d’asile et demandes réglées en juin 2016 sur le fond après une audience devant un tribunal constitué d’un seul commissaire. Les dossiers ont été sélectionnés de façon aléatoire selon les critères suivants : le bureau régional, le résultat, la langue de la procédure, les décisions exposées de vive voix et par écrit, et l’intervention ministérielle en personne ou par écrit. Sur un total de 78 commissaires, 77 font partie de l’échantillon. La marge d’erreur des résultats est de 7 p. 100, neuf fois sur dix. Cette marge d’erreur s’accroît lorsque les données sont ventilées en fonction du bureau régional ou du type de cas. Toutefois, l’étude n’avait pas pour objet de produire des statistiques, mais plutôt de cerner les points forts, les préoccupations et les tendances relatifs à la qualité du processus décisionnel.

Deux évaluateurs qui sont d’anciens commissaires de la SPR et d’anciens consultants auprès du Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés (HCR) ont examiné les dossiers. Pour ce faire, ils ont examiné tous les éléments de preuve et les documents administratifs versés aux dossiers et ils ont écouté les enregistrements audio en entier. Ils les ont ensuite évalués en se fondant sur les indicateurs qualitatifs prévus dans une liste de contrôle établie par la Direction de la planification, de l’évaluation et de la mesure du rendement et approuvée par le président (voir l’Annexe). Chaque indicateur est évalué selon une échelle de 1 à 3 ou une échelle binaire oui ou non.

Deux objectifs différents sont appliqués dans les évaluations :

  1. La cote « 2 » sur l’échelle de 1 à 3 correspond au niveau « Satisfait aux attentes ».
  2. Les résultats sont aussi exprimés sous forme de pourcentage de cas auxquels une cote de « 2 » ou plus a été attribuée. À titre d’exemple, pour l’indicateur 11 (le commissaire veille à ce que les parties axent leur témoignage et leur documentation sur les questions que le commissaire a établies comme étant les questions pertinentes), l’objectif est de 70 p. 100, ce qui signifie que 70 p. 100 des cas devraient se voir accorder une cote de 2 ou plus pour cet indicateur.
Les tableaux suivants illustrent la composition de l’échantillon :
sampling makeup
[Format alternatif]

Commissaires

  • Ouest : 12
  • Centre : 41
  • Est : 24
 

Bureau régional

  • Ouest : 21 %
  • Centre : 48 %
  • Est : 31 %
 

Décision (résultat)

  • Accueillie : 63 %
  • Rejetée : 36 %
 

De vive voix ou par écrit

  • De vive voix : 53 %
  • Par écrit : 46 %
 

Langue de la procédure

  • Anglais : 77 %
  • Français : 23 %
 

Intervention ministérielle

  • En personne : 8 %
  • Par écrit : 14 %
  • Aucune intervention : 77 %
 

La présente étude tient compte des limitations inhérentes à la recherche qualitative, laquelle ne génère pas des données précises comme le fait la recherche quantitative. De plus, un échantillon modeste limite les conclusions qui peuvent être tirées quant à l’ensemble des cas. Les conclusions tirées dans le présent rapport sont uniquement celles des membres de l’équipe d’évaluation. Les observations des membres de l’équipe sont nécessairement de nature subjective et elles ne permettent pas de tirer des conclusions définitives sur des questions de droit, comme l’application correcte de la loi, l’appréciation de la preuve ou l’équité des procédures du point de vue de la justice naturelle. Seule une cour de révision des cas peut tirer ce genre de conclusions. Le présent rapport vise à donner une perspective qui permettra l’amélioration du rendement global de la Section.

2.0  Résultats en matière de rendement

2.1  Préparatifs efficaces et exécutés en temps opportun avant les audiences

Pourquoi évaluer ces indicateurs?

Le travail préliminaire pour obtenir une audience et une décision de qualité est effectué lorsque le Greffe prépare un dossier qui est organisé et complet en temps opportun, et que le commissaire assimile les faits et les questions importantes que soulève l’affaire.

Indicateurs qui ont été évalués
 Moyenne sur 3 (cible : 2,0) Pourcentage de cas ayant obtenu au moins 2,0
1.  Le dossier a été transmis au commissaire au plus tard huit jours avant l’audience.2,682 %
2.  Le dossier contient tous les renseignements et tous les documents requis. 2,994 %
3.  Le dossier a été organisé de manière logique et normalisée.2,995 %
4.  D’après l’enregistrement et le dossier, le commissaire était prêt pour l’audience.2,190 %
Cibles : Respectivement 80 %, 90 %, 100 % et 100 % des cas doivent obtenir une cote d’au moins 2,0 sur 3.

Ce que révèlent les données

  • Dans 82 pourcent du temps, le Greffe a transmis le dossier dans le délai imparti de huit jours, un résultat comparable à celui des années précédentes.
  • Environ 95 p. 100 des dossiers étaient correctement organisés et complets et ils contenaient tous les renseignements requis.
  • Tous les résultats des indicateurs 1 à 4 sont semblables dans les trois bureaux régionaux et ils sont comparables aux résultats de l’étude précédente.

Points forts

  • Préparation du dossier. De manière générale, le Greffe a transmis au commissaire un dossier qui était organisé et complet en temps opportun et qui contenait tous les documents requis dans 75 p. 100 (n=89) des cas. Sur les 30 autres cas, 22 ont obtenu la cote « 1 », la raison la plus courante étant la transmission du dossier au commissaire moins de huit jours avant l’audience. Dans les autres cas, il manquait des documents ou le dossier était mal organisé.

    Les raisons de la transmission tardive du dossier n’ont pas été analysées, mais elles pourraient comprendre des circonstances indépendantes de la volonté de la CISR, comme des demandes de dernière minute qui sont acheminées au vice-président adjoint et la non-disponibilité du commissaire.

  • Préparation du commissaire. L’étude a révélé que dans 90 p. 100 (n=112) des cas, le commissaire était bien préparé à l’audience. Les résultats étaient plus élevés dans les bureaux régionaux de l’Ouest et du Centre. Cette conclusion est fondée sur le fait que les commissaires avaient préparé une liste des pièces, établi un ordre du jour pour l’audience ou renvoyé à des éléments de preuve au dossier pendant le témoignage du demandeur d’asile. Après avoir observé un parfait exemple de la préparation d’une commissaire, l’évaluateur a écrit ceci :

    [traduction]
    Excellente introduction, en ce sens qu’elle a examiné rapidement et efficacement les questions préliminaires. Elle avait déjà préparé une liste des pièces, et le conseil avait eu l’occasion d’en prendre connaissance. À la période de questions, elle a renvoyé à des parties de la preuve documentaire pour obtenir une réaction du demandeur d’asile, ce qui montre qu’elle possédait une bonne connaissance des documents qui lui avaient été soumis.

Points à améliorer

  • Préparation du commissaire. Un « 1 » a été attribué à la préparation du commissaire pour 12 cas. Un certain nombre de raisons expliquent ce résultat, y compris le fait que le commissaire : 1) n’a pas énuméré les principales questions à trancher au début de l’audience, 2) était lent et hésitant lorsqu’il posait ses questions, et 3) a montré qu’il ne savait pas que certains documents faisaient partie de la trousse documentaire bien qu’ils aient déjà été admis en preuve. Dans ce cas, l’évaluateur a fait remarquer ceci :

    [traduction]
    Un deuxième exemple qui montre que le commissaire n’est pas aussi prêt qu’on pourrait s’y attendre survient vers une heure et huit minutes après le début de l’audience lorsqu’il demande à la demandeure d’asile principale si elle a le mandat d’arrestation et, devant son hésitation à elle, il manifeste son irritation et dit : « Je vous pose une question. » Elle répond alors qu’elle l’a remis à son avocat. De fait, le mandat se trouvait à la pièce 7, et si le commissaire avait examiné attentivement les documents, il l’aurait su.

    Il n’est pas rare d’oublier momentanément les détails d’une pièce, mais comme l’évaluateur l’a souligné plus loin : [traduction] « Une excuse pour s’être montré si brusque avec la demandeure d’asile aurait été de mise. ».

  • Dossier incohérent. Si 94 p. 100 (n=112) des dossiers contenaient tous les documents et tous les renseignements requis, dans quelques cas, ces renseignements manquaient de cohérence. C’est particulièrement le cas du relevé de décision que les commissaires remplissent en fournissant les détails d’une séance terminée, comme la date de l’audience, la décision et le nom des participants.

    Dans toutes les études de la qualité, la présence de renseignements erronés dans le relevé de décision est une constatation récurrente. Dans un cas, il était consigné dans le relevé de décision que le commissaire avait refusé des documents tardifs et, pourtant, rien dans l’enregistrement audio ou ailleurs dans le dossier ne montrait que le demandeur d’asile avait fait une communication tardive, et tous les documents étaient versés au dossier. Dans un autre cas, les multiples dates des séances d’une audience relative à la demande d’asile ne concordaient pas avec les dates inscrites sur la page de titre des motifs de décision.

    Fait plus préoccupant, dans une autre audience qui s’est déroulée en septembre 2015, l’enregistrement audio révélait que le commissaire avait prévu une date de reprise en octobre 2015 pour permettre au conseil de terminer l’interrogatoire et de présenter des observations. Toutefois, le commissaire a noté dans le relevé de décision que la décision était mise en délibéré. La reprise n’a pas eu lieu. Le conseil a demandé la reprise en février 2016, mais sans document au dossier pour expliquer les événements, le commissaire a rendu en juin 2016 une décision favorable au demandeur d’asile.

    Dans un cas dont le relevé de décision précisait que la décision était mise en délibéré, le commissaire a reçu des documents communiqués après l’audience sans qu’il y ait eu présentation d’une demande du ministre. Au bout du compte, le commissaire s’est fié au document fourni par le ministre pour tirer des conclusions et rejeter la demande d’asile pour un motif d’exclusion.

    Ces cas illustrent l’importance de consigner des renseignements exacts dans le relevé de décision. Dans la période qui suit la fin d’une audience, alors que de nouvelles audiences retiennent rapidement l’attention des personnes, des renseignements exacts dans le relevé de décision guident les commissaires et le personnel du Greffe en ce qui concerne les mesures suivantes à prendre pour gérer une demande d’asile donnée.

Recommandation

Un communiqué ou une séance de perfectionnement professionnel pourrait rappeler aux commissaires l’importance de bien consigner et utiliser les renseignements qui se trouvent dans le relevé de décision.

2.2  Audiences respectueuses

Pourquoi évaluer ces indicateurs?

Les personnes qui comparaissent devant la CISR s’attendent à être traitées avec sensibilité et respect. Tout manquement à cet égard pourrait miner l’intégrité du tribunal et la confiance du public. Les indicateurs 5 et 6 s’appliquent à tous les cas tandis que les indicateurs 7, 8 et 9 sont cotés s’il y a lieu.

Indicateurs qui ont été évalués
 Moyenne sur 3 (cible : 2,0) Pourcentage de cas ayant obtenu au moins 2,0
5.  Le commissaire traite les participants avec sensibilité et respect.2,092 %
6.  Le commissaire veille à ce que les parties aient la possibilité de présenter des éléments de preuve, de répondre à des éléments de preuve et de présenter des observations.2,096 %
7.  Le commissaire signale les cas où les éléments de preuve n’ont pas permis de répondre convenablement à une question importante et il demande des précisions.2,192 %
8.  Toute communication en l’absence de l’une des parties est transmise, et un résumé est consigné au dossier.s.o.s.o.
9.  Les problèmes liés à l’interprétation sont décelés et résolus.1,975 %
Cible : 100 % des cas doivent obtenir une cote d’au moins 2,0 sur 3.

Ce que révèlent les données

  • Toutes les moyennes des résultats atteignent ou dépassent la cible.
  • Les résultats sont semblables d’un bureau régional à un autre pour ce qui est des indicateurs 5 et 6, qui sont évalués dans tous les cas.
  • L’indicateur 8 ne s’est appliqué à aucun cas, et l’indicateur 9 s’appliquait à 12 cas.

Points forts

  • Sensibilité et respect. Dans 92 p. 100 (n=109) des cas, les commissaires ont traité les parties avec sensibilité et respect, y compris lors d’audiences difficiles au cours desquelles des demandeurs d’asile ont donné un témoignage très chargé émotivement ou étaient désignés comme personnes vulnérables. À deux audiences, l’évaluateur a observé ce qui est vrai des commissaires dans la plupart des cas :

    [traduction]
    Le commissaire se montre attentionné lorsque la demandeure d’asile éclate en sanglots à un moment donné. La sollicitude et l’attitude du commissaire aident la demandeure d’asile à poursuivre.

    Le ton de sa voix et la façon avec laquelle elle s’adresse au demandeur d’asile sont mesurés et professionnels.

  • Demande de précisions. Dans 92 p. 100 (n=49) des 52 demandes d’asile pertinentes, les commissaires ont demandé des précisions lorsque les éléments de preuve n’étaient pas clairs ou étaient insuffisants concernant l’une des questions à trancher. Dans des exemples notables, le commissaire a collaboré avec le conseil pour obtenir le témoignage nécessaire de la part du demandeur d’asile.

    [traduction]
    La commissaire demande l’aide du conseil lorsque le demandeur d’asile a de la difficulté à comprendre ses questions. Elle établit une bonne relation avec le conseil pour que la preuve soit plus claire.

    Vers la fin de l’audience, elle relève un point dont il n’avait pas été fait état dans le formulaire FDA [formulaire Fondement de la demande d’asile] et elle sollicite l’aide du conseil pour approfondir ce point.

  • Communication non versée au dossier. Bien qu’aucun cas de communication établissant l’absence de l’une des parties n’ait été relevé pour l’application de l’indicateur 8, l’étude a révélé deux cas de communication non officielle. Dans le premier cas, la commissaire et le conseil ont discuté à l’extérieur de la salle d’audience après la première séance, ce qui a mené au dépôt d’une demande visant que la commissaire se récuse. Dans l’autre cas, de nombreuses conversations non officielles ont eu lieu entre le commissaire et le conseil et, chaque fois, le commissaire en a consigné un résumé au dossier.

Points à améliorer

  • Sensibilité et respect. Dans 8 p. 100 (n=10) des cas, les évaluateurs ont attribué un « 1 » aux commissaires parce que ceux-ci n’avaient pas satisfait aux attentes en ce qui concerne la tenue d’une audience avec sensibilité et respect. Dans ces cas relevés dans les trois bureaux régionaux, les enregistrements audio ont révélé que les commissaires étaient aux prises avec des demandeurs d’asile manifestement exigeants et contrariants. Néanmoins, les commissaires ont réagi en adoptant un ton qui a trahi leur irritation ou leur impatience à l’égard du demandeur d’asile. Dans le cas d’une audience, un évaluateur constate ce qui suit :

    [traduction]
    À plusieurs reprises, le commissaire dit qu’il ne veut pas contrarier le demandeur d’asile et qu’il a besoin de renseignements pour rendre une décision, mais il ne semble pas sensible à la façon dont l’audience évolue à cause du ton qu’il utilise et du rapport qu’il a établi avec le demandeur d’asile. À différents moments, il interrompt le déroulement de l’audience pour dire qu’il pose des questions simples et il manifeste son irritation par rapport à la façon dont le demandeur d’asile répond.

    Dans d’autres exemples, lorsque les questions devenaient répétitives, différents commissaires :

    • ont reproché à la demandeure d’asile de ne pas avoir quitté une situation de violence familiale;
    • ont réprimandé le demandeur d’asile parce qu’il n’avait pas fait de recherches en ligne sur l’asile, parce qu’il avait travaillé illégalement et parce qu’il avait été infidèle dans ses relations amoureuses;
    • ont eu un comportement tel que le demandeur d’asile en est venu à prier le commissaire de ne pas se fâcher contre lui;
    • ont accusé le demandeur d’asile de leur mentir.

    Les évaluateurs sont conscients que dans ces cas-là, il ne s’agissait pas d’audiences faciles pour le commissaire, mais ils ont aussi formulé une observation qui peut généralement s’appliquer à tous les cas, à savoir que [traduction] « [d]es questions accusatoires comme celle-ci ne font rien pour garder les voies de communication ouvertes dans une audience relative à une demande d’asile ».

  • Dépôt d’éléments de preuve et réponse à des éléments de preuve. Dans 96 p. 100 (n=114) des cas, les demandeurs d’asile ont eu la possibilité de présenter des éléments de preuve et de répondre aux questions soulevées par le commissaire ou l’autre partie. En fait, dans bon nombre de ces cas, seul le commissaire a posé des questions, et le conseil a renoncé à présenter des observations. Dans les rares cas qui ont obtenu un « 1 », les répercussions auraient pu être graves compte tenu des raisons énoncées par les évaluateurs :
    • Le commissaire a déposé une réponse à une demande d’information qui avait été publiée un jour avant l’audience. L’enregistrement audio n’indiquait pas que le demandeur d’asile non représenté avait eu l’occasion de lire le document.
    • Après que la décision a été mise en délibéré, le ministre a communiqué un document après l’audience sans présenter une demande à cet effet, comme le prévoit le paragraphe 43(1) des Règles de la Section de la protection des réfugiésNote de bas de page 1. Au lieu de demander des observations sur la recevabilité du document ou d’offrir au conseil la possibilité de répondre, le commissaire a admis le document en preuve et l’a cité et a cité des pièces semblables pour rejeter la demande d’asile pour un motif d’exclusion.
    • Le commissaire a initialement rejeté la demande du ministre de répondre aux observations du conseil dans le but de ne pas prolonger l’audience. Le conseil du ministre a été autorisé à procéder seulement après avoir insisté pour exercer son droit de réponse.

    Recommandation

    Pour établir le programme de perfectionnement professionnel, la Section devrait tenir compte des conclusions énoncées ci-dessus quant à la sensibilité et au respect et quant au fait de répondre à des éléments de preuve défavorables.

  • Interprétation. L’étude a révélé huit cas comportant des problèmes d’interprétation dans lesquels le commissaire a dû intervenir pour faire respecter l’équité de la procédure. Dans six des huit cas, le commissaire a réglé calmement et rapidement la situation en cernant le problème de concert avec les participants à l’audience et puis, soit en donnant de nouvelles directives à l’interprète ou au demandeur d’asile, soit en décidant de demander un interprète différent. Cependant, dans deux cas, le commissaire aurait pu gérer la situation différemment. Dans le premier cas, le commissaire a écrit [traduction] « interprète pourri » dans le relevé de décision, il a ajourné l’audience et il n’a fourni aucune explication ni dans le relevé de décision ni dans l’enregistrement audio quant à la façon dont l’interprétation pouvait avoir nui à la procédure. Dans un autre cas, le conseil a présenté une demande visant à ce que l’interprète se retire du dossier après que le demandeur d’asile et un observateur, qui avaient tous deux une maîtrise fonctionnelle de l’anglais, ont exprimé des préoccupations concernant l’interprétation. Le commissaire a suggéré, et le conseil a accepté, que le demandeur d’asile et l’observateur aident l’interprète en faisant en sorte que l’interprétation soit fidèle au témoignage rendu. L’évaluateur fait remarquer que si le commissaire avait des raisons de mener à terme l’audience et penchait pour une décision favorable au demandeur d’asile, [traduction] « en règle générale, ce n’est pas une bonne idée de mobiliser l’un des demandeurs d’asile ou un observateur pour aider à l’interprétation ». L’impartialité et l’indépendance de l’interprétation pourraient sinon être compromises.

2.3  Audiences bien ciblées

Pourquoi évaluer ces indicateurs?

Des procédures efficaces et bien gérées créent des conditions favorables à l’obtention de résultats de qualité et appuient les efforts effectués par la CISR pour utiliser ses ressources le plus efficacement possible. Les indicateurs 10 à 12 sont évalués par rapport à tous les cas, alors que les indicateurs 13 à 20 sont évalués lorsqu’ils s’appliquent.

Indicateurs qui ont été évalués
 Moyenne sur 3 (cible : 2,0) Pourcentage de cas ayant obtenu au moins 2,0
10.  Le commissaire établit les questions à l’ordre du jour ou confirme que les parties sont d’accord avec l’ordre du jour au début de l’audience.1,980 %
11.  Le commissaire veille à ce que les parties axent leur témoignage et leur documentation sur les questions que le commissaire a établies comme étant les questions pertinentes.1,981 %
12.  L’audience a-t-elle été tenue dans le délai imparti?2,682 %
13.  Les questions du commissaire sont pertinentes par rapport aux questions à trancher énoncées dans l’ordre du jour de l’audience ou aux questions soulevées au cours de l’audience.2,086 %
14.  Les questions du commissaire sont ciblées et organisées.2,088%
15.  Le commissaire gère les situations problématiques à mesure qu’elles se présentent.1,865 %
16.  Au cours de l’audience, le commissaire a restreint le nombre de questions à trancher.1,967 %
17.  Le commissaire restreint le nombre de questions à trancher pour les besoins des observations finales.1,858 %
18.  Le commissaire prend en compte les besoins des participants vulnérables, y compris les mineurs non accompagnés, pour faciliter la présentation de leurs éléments de preuve.2,0100 %
19.  Le commissaire traite les demandes présentées de vive voix par les parties.2,0100 %
20.  Le commissaire précise les lois, les règlements, les règles ou les directives qui s’appliquent.1,743 %
Cible : 70 % des cas doivent obtenir une cote d’au moins 2,0 sur 3.

Ce que révèlent les données

  • Tous les résultats des indicateurs 10, 11, 12, 13 et 14 sont comparables à ceux des années précédentes; par rapport aux autres indicateurs, l’échantillon de cas applicables est trop petit pour généraliser.
  • L’indicateur 12 montre le meilleur rendement et représente une amélioration de près de un point (de 1,8 à 2,6) par rapport à l’étude précédente.

Points forts

  • Questions à l’ordre du jour. Dans les bureaux régionaux du Centre et de l’Ouest, les commissaires ont commencé l’audience en passant en revue les questions à trancher à l’ordre du jour dans une proportion de 95 p. 100 et de 88 p. 100 des cas respectivement. C’est plus que le taux ciblé de 70 p. 100, mais moins que le résultat de 100 p. 100 obtenu lorsque la qualité a été évaluée pour la première fois en 2013-2014. Le bureau régional de l’Est a obtenu un résultat de 54 p. 100, et il en est question ci-dessous.
  • Personnes vulnérables. L’étude a établi que dans les trois audiences des personnes vulnérables, y compris des mineurs non accompagnés, les commissaires ont fait preuve de sensibilité et de patience pour faciliter la production de témoignages. Dans les cas où une demande officielle visant à désigner le demandeur d’asile comme personne vulnérable avait été déposée, des mesures d’adaptation d’ordre procédural ont été prises, y compris l’ordre inverse des interrogatoires et les pauses fréquentes.
  • Questions des commissaires. Dans près de 90 p. 100 des audiences, les questions des commissaires étaient à la fois pertinentes par rapport aux questions à trancher citées dans la demande d’asile et posées dans un but précis évident. Ce qui distingue ces cas des presque 15 cas qui n’ont pas satisfait aux attentes, ce sont de saines pratiques observées en salle d’audience :
    • Établir les questions à l’ordre du jour et s’y tenir.
    • Ordre chronologique ou autre ordre méthodique des questions.
    • Utilisation de rubriques pour marquer la transition vers une question à trancher différente.
    • Questions ouvertes et questions de suivi.
    • Témoignage d’un seul demandeur d’asile à la fois (plutôt que de permettre à des époux d’intervenir).
  • Audiences expéditives. Parmi tous les cas réglés en juin 2016 incluant ceux qui ne font pas partie de l’échantillon, les audiences se sont conclues dans une durée moyenne de deux heures et dix minutes, bien en deçà du temps ciblé d’une demi-journée. Comparativement à l’étude antérieure menée il y a deux ans, quand la section était alors une nouvelle section, les audiences durent maintenant 45 minutes de moins, et leur durée est plus homogène d’un bureau régional à un autre. L’étude antérieure avait aussi révélé que lorsque les bonnes pratiques – se préparer pour l’audience, établir un ordre du jour, se concentrer sur les questions à trancher et circonscrire les questions à trancher – n’étaient pas mises en pratique, la durée des audiences augmentait. Toutefois, les données de la présente étude montrent de façon contre-intuitive que la durée de l’audience n’était pas essentiellement différente lorsque les commissaires n’observaient pas ces pratiques en salle d’audience. Les audiences duraient tout de même 45 minutes de moins en moyenne, ce qui donne à penser que d’autres stratégies décisionnelles ou l’expérience des commissaires expliquent les audiences plus courtes. Plusieurs enregistrements semblent aussi montrer que les commissaires et les conseils en sont venus à connaître les styles et les approches des uns et des autres dans la salle d’audience.

Points à améliorer

  • Questions à l’ordre du jour. Dans 54 p. 100 (n=20) des 37 cas au bureau régional de l’Est, le commissaire a commencé l’audience en passant en revue les questions à trancher à l’ordre du jour ou en discutant avec le conseil des attentes sur le déroulement de l’audience, comme le prévoient les Directives numéro 7 du présidentNote de bas de page 2. C’est moins que les 83 p. 100 obtenus lorsque la qualité a été mesurée pour la dernière fois en 2014-2015. Dans ces cas-là, à l’audience, on est passé directement à l’interrogatoire du demandeur d’asile. Bien qu’il soit possible que la seule question à trancher ait pu être celle de la crédibilité, le fait de l’énoncer dès le début de l’audience aurait pu permettre au demandeur d’asile de mieux saisir ce que le commissaire avait besoin d’entendre pour rendre une décision.
  • Dans certains cas, des commissaires ont établi les questions à l’ordre du jour à l’audience même et ils ont ajouté des questions à trancher qui ont pris le conseil par surprise. Dans deux de ces cas, le commissaire a ajouté les questions de l’exclusion et de la possibilité de refuge intérieur, en expliquant que ces questions intéressaient le ministre, plutôt que le commissaire. Le conseil a exprimé sa préoccupation étant donné qu’aucun avis d’intervention sur ces motifs n’avait été reçu et que le ministre ne participait pas en personne à la procédure pour soumettre des arguments.

    Recommandation

    Il conviendrait de rappeler aux commissaires l’exigence énoncée dans les Directives numéro 7 sur la nécessité de consulter le conseil au sujet des questions à trancher et sur l’établissement des attentes relatives au déroulement de l’audience.

  • Se concentrer sur les questions à trancher pertinentes. En faisant en sorte que les questions et les réponses restent ciblées sur les questions à trancher que le commissaire juge pertinentes, celui-ci veille à un déroulement plus efficace et efficient de l’audience. À cet égard, comme 20 p. 100 des commissaires n’ont pas établi dès le départ les questions à trancher, environ 20 p. 100 du temps, le témoignage ne se rattachait pas à un ordre du jour établi. D’autres cas ont été marqués par des questions répétitives entre le commissaire et le conseil et des témoins prolixes. Cependant, 8 p. 100 (n=10) des cas ont obtenu un « 3 ». Dans ces situations, les commissaires étaient généralement aux prises avec des témoins difficiles et ils ont habilement exercé un contrôle sur l’audience pour qu’elle reste sur la bonne voie. Comme l’évaluateur le fait remarquer dans un cas :

    [traduction]
    Dans ses réponses, la demandeure d’asile s’écartait souvent de la question pour fournir des renseignements dont la commissaire n’avait pas besoin ou qu’elle ne voulait pas obtenir à ce stade de son examen de la demande d’asile. La commissaire était très habile pour faire en sorte que la demandeure d’asile ne s’écarte pas de la question qui lui était posée et elle le faisait d’une façon très mesurée sans jamais éprouver de frustration envers la demandeure d’asile (ou si elle en a éprouvé, elle ne l’a jamais montré).

2.4  Les motifs exposent les conclusions sur toutes les questions déterminantes

Pourquoi évaluer ces indicateurs?

La Cour suprême du Canada a énoncé l’exigence relative à la justification, à l’intelligibilité et à la transparence d’une décision rendue par un tribunal administratifNote de bas de page 3. Au moyen des indicateurs 21 à 31 qui se trouvent aux trois pages suivantes, la présente étude applique l’exigence de la Cour dans le contexte des décisions rendues à la CISR.

Indicateurs qui ont été évalués
 Moyenne sur 3 (cible : 2,0) Pourcentage de cas ayant obtenu au moins 2,0
21.  Les questions désignées comme déterminantes à l’audience sont examinées dans les motifs.2,088 %
22.  Les conclusions reposent sur les questions soulevées et les éléments de preuve fournis pendant l’audience.2,191 %
Cible : 95 % des cas doivent obtenir une cote d’au moins 2,0 sur 3

Ce que révèlent les données

  • Les résultats sont comparables à ceux des années précédentes et atteignent l’objectif ou se situent dans la marge d’erreur.
  • Les chiffres pour le bureau régional de l’Est sont moins élevés que ceux des autres bureaux régionaux puisque les résultats obtenus aux indicateurs 21 et 22 dépendent de l’indicateur 10, c’est-à-dire que si les questions à trancher ne sont pas établies au départ, les résultats obtenus pour les indicateurs 21 et 22 sont inévitablement plus faibles.

  • Questions déterminantes. Les commissaires ont collectivement atteint l’objectif ou se situaient dans la marge d’erreur pour ce qui est d’aborder l’ensemble des questions déterminantes en se fondant sur les éléments de preuve présentés.

    Sur les 119 motifs évalués, 14 n’ont pas abordé toutes les questions à trancher qui avaient été jugées déterminantes dès le début de l’audience. Sur les 14 motifs en question, 12 n’ont pas traité des questions à trancher puisque le commissaire ne les avait jamais explicitement définies. Bien qu’il soit généralement possible de déduire quelles sont les principales questions déterminantes à partir des questions du commissaire, ce n’est que dans les motifs que les questions à trancher ont été énoncées pour la première fois. Il peut y avoir lieu de souligner que 5 de ces motifs se rapportaient à une demande d’asile rejetée.

2.4.1  Les décisions présentent des conclusions et l’analyse qui les justifient

Indicateurs qui ont été évalués
 Moyenne sur 3 (cible : 2,0) Pourcentage de cas ayant obtenu au moins 2,0
23.  Le commissaire présente des conclusions de fait claires et sans équivoque.2,196 %
24.  Le commissaire appuie les conclusions de fait par des exemples clairs tirés de la preuve qui s’avèrent probants quant à ces conclusions.2,193 %
25.  Le commissaire fonde ses conclusions sur des éléments de preuve dont la crédibilité et la fiabilité sont avérées. 2,196 %
26.  Le commissaire examine les éléments de preuve des parties qui vont à l’encontre de sa décision et il explique pourquoi certains éléments de preuve ont été privilégiés.2,188 %
27.  Le commissaire précise les lois, les règles, les règlements, les guides jurisprudentiels, les Directives du président ou des décisions à caractère persuasif, lorsque c’est pertinent.2,684 %
28.  Le commissaire prend en compte les facteurs contextuels sociaux et culturels lorsqu’il évalue le témoignage des témoins.   2,086 %
Cible : 95 % des cas doivent obtenir une cote d’au moins 2,0 sur 3

Ce que révèlent les données

  • Tous les résultats sont semblables d’un bureau régional à un autre et sont comparables à ceux des années précédentes.
  • Les trois indicateurs qui s’appliquent à l’ensemble des cas – indicateurs 23, 24 et 25 –, qui sont essentiels à toute analyse des motifs, obtiennent les résultats les plus élevés.

Points forts

  • Analyse en profondeur. L’étude a révélé que dans 93 p. 100 (n=111) des motifs, les commissaires ont atteint ou ont dépassé les attentes par rapport aux indicateurs 23, 24 et 25, les trois éléments obligatoires pour ce qui est des constats et des analyses pour justifier les conclusions. Dans les exemples les plus solides, les évaluateurs ont constaté que les commissaires présentaient leurs conclusions de façon explicite et les rattachaient à des éléments précis de la preuve à l’égard desquels ils ont aussi expliqué pourquoi ils étaient crédibles et dignes de foi :

    [traduction]
    Excellente utilisation de la preuve documentaire pour expliquer de manière détaillée en quoi l’objet de la crainte correspond à de la persécution et les raisons pour lesquelles la protection de l’État fait défaut.

    Fournit beaucoup de détails et fait de nombreux renvois à la preuve documentaire.

    Décrit bien les problèmes de crédibilité et explique pourquoi il n’est pas disposé à accepter les explications du demandeur d’asile. Bonne analyse.

    Par contre, les huit motifs qui ont obtenu un « 1 » étaient truffés de déclarations passe partout et traitaient bien peu des principales questions à trancher. Dans d’autres cas, des conclusions de fait ont été tirées sur la base d’une mauvaise interprétation apparente du témoignage de vive voix. Par exemple, la demandeure d’asile avait déclaré, dans son témoignage, être lesbienne, mais le commissaire a dit qu’elle était bisexuelle ou encore la demandeure d’asile n’aurait pas pu détruire son matériel de propagande puisqu’elle n’y avait pas accès, mais selon le témoignage de la demandeure d’asile, elle n’y avait pas accès parce qu’elle l’avait détruit.

  • Renvois. Le renvoi aux lois, à la jurisprudence ou à des politiques de la CISR, comme les Directives du président, qui s’appliquent informe les parties des références juridiques ou politiques dont se sert le commissaire pour en arriver à la décision. Dans 84 p. 100 (n=51) des cas applicables, l’étude a révélé que les commissaires avaient correctement cité les lois, la jurisprudence ou les Directives pour appuyer leur analyse de la preuve et les conclusions formulées. La Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés était la loi la plus citée, suivie des directives portant sur les demandes d’asile fondées sur le sexe, sur les personnes vulnérables et sur les enfants qui revendiquent le statut de réfugié.

Points à améliorer

  • Directives du président. L’étude a révélé que 24 des 119 demandes d’asile étaient fondées sur le sexe. Toutefois, les commissaires n’ont souligné que dans 13 des 24 décisions qu’ils appliquaient les Directives numéro 4 sur les revendicatrices du statut de réfugiéNote de bas de page 4 ou les motifs pour lesquels ils ne les ont pas appliquées. Dans dix autres cas, le commissaire n’a pas renvoyé aux Directives numéro 4 même si la preuve présentée et les notes du commissaire dans le relevé de décision établissaient que la demande d’asile était fondée sur le sexe. Les évaluateurs ont aussi relevé ce qu’ils estimaient être des cas de mauvaise interprétation possible des Directives du président :
    • Dans un cas, même si le demandeur d’asile était un homme, le commissaire a appliqué les Directives concernant la persécution fondée sur le sexe puisqu’il y est question de demandes d’asile fondées sur l’affiliation familiale, la parenté. La demande d’asile aurait pu être plus justement fondée sur la simple appartenance à un groupe social, la famille.
    • De même, dans un autre cas, le commissaire a conclu à une crainte fondée du fait de la violence fondée sur le sexe par rapport à la demandeure d’asile principale et aussi à son époux. Le commissaire aurait pu considérer plutôt que la crainte de l’époux était fondée sur l’appartenance à un groupe social, la famille.
    • Enfin, un commissaire a simplement renvoyé aux [traduction] « Directives » dans une demande d’asile fondée sur l’orientation sexuelle, alors qu’aucune Directive du président applicable n’existait à ce moment-là, à moins qu’il ait peut-être fait référence aux principes directeurs du HCR sur l’orientation sexuelleNote de bas de page 5.

    Recommandation

    Un communiqué adressé aux commissaires pourrait être utile pour leur rappeler comment et quand appliquer les Directives numéro 4 ou, lorsque les Directives numéro 4 ne sont pas appliquées, qu’ils doivent fournir une justification étayée par des motifs.

  • Renvois. Un renvoi à la jurisprudence des États-Unis a été fait dans une seule demande d’asile, le commissaire ayant souligné que le demandeur d’asile n’avait demandé l’asile que [traduction] « sur la défensive » après avoir été arrêté pour avoir travaillé illégalement, et ayant dit qu’il s’agissait de [traduction] « ce que les Américains appellent une demande d’asile défensive ». Il conviendrait de réévaluer le renvoi au droit étranger dans une instance de la SPR afin d’éviter toute confusion en ce qui concerne la façon dont la demande d’asile a été traitée suivant le droit canadien.

2.4.2  Motifs transparents et intelligibles

Indicateurs qui ont été évalués
 Moyenne sur 3 (cible : 2,0) Pourcentage de cas ayant obtenu au moins 2,0
29.  Le commissaire s’exprime en langage clair.2,996 %
30.  Le commissaire expose des motifs de façon claire et concise.2,293 %
31.  Les motifs sont faciles à comprendre et ordonnés de façon logique.2,296 %
Cible : 100 % des cas doivent obtenir une cote d’au moins 2,0 sur 3.

Ce que révèlent les données

  • Tous les résultats ont atteint l’objectif ou se situaient dans la marge d’erreur, et ils sont semblables dans les trois bureaux régionaux et dans tous les types de cas.

Points forts

  • Motifs transparents et intelligibles. Dans l’ensemble, les commissaires ont réussi à produire des motifs qui étaient clairs, concis, rédigés dans un langage simple et dont le contenu était présenté suivant un ordre logique dans 93 p. 100 (n=111) des motifs. De forts résultats ont été obtenus invariablement pour les motifs qui proviennent des bureaux régionaux de l’Ouest et du Centre, bien que la petitesse de la taille de l’échantillon ne permette pas de tirer des conclusions concernant l’un ou l’autre des bureaux régionaux.
  • Constance. À l’échelle nationale, les commissaires ont produit avec constance des motifs de qualité et ils ont obtenu plus de 2,0 sur 3 dans plusieurs sous-catégories principales. Aucune différence statistique n’a été relevée dans le degré de transparence et d’intelligibilité des décisions qui ont été exposées de vive voix ou rendues par écrit, des demandes d’asile accueillies ou rejetées, des décisions qui ont fait l’objet d’une intervention du ministre et de celles qui n’en ont pas fait l’objet, et des demandes d’asile où le demandeur d’asile était représenté ou de celles où le demandeur d’asile était non représenté.
  • Motifs clairs. Comme dans les années précédentes, l’étude a révélé des coquilles et des erreurs de grammaire et d’orthographe mineures dans les motifs. Ces erreurs sont peut-être à prévoir, mais elles peuvent semer la confusion chez le lecteur et nuire à l’objectif de la Section de produire des motifs clairs et compréhensibles. Une révision définitive devrait être la norme pour relever toutes les erreurs importantes. Dans une série de motifs écrits, le mauvais pays de référence a été cité trois fois, tandis que dans une autre série de motifs, la date d’une lettre déposée en preuve a été bien citée une fois et mal citée ailleurs dans les motifs.

2.4.3  Décisions rendues le plus tôt possible

Pourquoi évaluer ces indicateurs?

Une décision rendue en temps opportun contribue à la résolution d’incertitudes chez les parties et au respect de la mission de la CISR.

Indicateurs qui ont été évalués

Pour évaluer le caractère opportun, l’étude a porté sur l’ensemble des 596 cas réglés en juin 2016 et elle a mesuré le pourcentage des motifs de décisions favorables et défavorables qui ont été exposés de vive voix et la médiane quant au temps requis pour régler une demande d’asile.

Ce que révèlent les données
sampling makeup
[Format alternatif]
Ce que révèlent les données
 Décisions favorables exposées de vive voix (cible : 80 %)Décisions défavorables exposées de vive voix (cible : 20 %)
National69 %12 %
Ouest78 %41 %
Centre66 %6 %
Est71 %11 %
 
  • Parmi toutes les demandes d’asile et les demandes réglées en juin 2016, y compris celles de l’échantillon, les commissaires ont exposé de vive voix leurs décisions favorables ou défavorables dans 50 p. 100 des cas.
  • Une ventilation des données montre que les décisions favorables ont été exposées de vive voix dans 69 p. 100 des cas, ce qui est sous la cible de 80 p. 100 et légèrement moins que les 74 p. 100 obtenus dans l’étude de 2014-2015.
  • La SPR a exposé de vive voix des décisions défavorables dans 12 p. 100 des cas, ce qui représente une baisse par rapport au taux de 18 p. 100 relevé dans la dernière étude. Seul le bureau régional de l’Ouest a dépassé la cible de 20 p. 100 pour les décisions défavorables exposées de vive voix.
  • Comme le montre le tableau ci-dessus, le bureau régional de l’Ouest a obtenu les meilleurs résultats au regard des cibles à atteindre en matière de motifs exposés de vive voix, tandis que le bureau régional du Centre, celui où le nombre de demandes à traiter est le plus élevé, fait baisser le taux national. Toutefois, à l’inverse, le bureau régional du Centre a le potentiel de faire augmenter le taux national par tout effort qu’il ferait pour accroître son pourcentage de motifs exposés de vive voix.
  • Parmi tous les dossiers réglés durant la période visée, 56 p. 100 ont été réglés moins de quatre mois après avoir été déférés.

3.0  Résumé

Les commissaires et le personnel du Greffe ont obtenu un résultat total de 2,2 sur 3. Voici un résumé des principaux points forts :

  • Les dossiers étaient organisés, complets et transmis en temps opportun 75 p. 100 du temps.
  • Les commissaires s’étaient préparés à l’audience dans 90 p. 100 des cas.
  • Les commissaires étaient toujours courtois et respectueux dans plus de 90 p. 100 des audiences.
  • Une liste des questions à trancher à l’ordre du jour a été utilisée dans 80 p. 100 des audiences, mais il ne faudrait peut-être qu’un investissement de temps et d’efforts relativement faible de la part des commissaires pour atteindre 100 p. 100.
  • Les personnes vulnérables ont été reconnues, et des mesures d’adaptation d’ordre procédural ont été prises à leur égard.
  • Les questions des commissaires étaient pertinentes et structurées dans près de 90 p. 100 des cas.
  • Dans 90 p. 100 des cas, les motifs satisfaisaient aux attentes; les principales questions à trancher étaient traitées, les conclusions de fait étaient claires, et les analyses expliquaient le processus décisionnel du commissaire.
  • Les audiences ont duré 45 minutes de moins par rapport à celles visées par l’étude précédente.

Les points ci-dessous sont à améliorer :

  • La gestion des cas après l’audience dépend de la présence de renseignements exacts et complets dans le relevé de décision.
  • Dans quelques cas, le commissaire a fait preuve d’impatience, d’irritation et de sarcasme.
  • Dans une fraction des cas, les demandeurs d’asile peuvent ne pas avoir eu l’occasion d’examiner les documents de la SPR et du ministre et d’y répondre.
  • Dans 12 cas, les commissaires n’ont pas énoncé explicitement les questions déterminantes avant la rédaction des motifs de décision.
  • Dans presque la moitié des demandes d’asile fondées sur le sexe, les Directives concernant la persécution fondée sur le sexe étaient appliquées ou citées de façon inégale.
  • Des erreurs mineures et importantes ont été relevées dans les motifs.
  • 50 p. 100 des décisions ont été exposées de vive voix; le taux de décisions favorables atteignait environ 70 p. 100, et le taux de décisions défavorables atteignait 12 p. 100.

Annexe – Liste de contrôle

A  Les préparatifs sont efficaces et exécutés en temps opportun avant les audiences

  1. Le dossier a été transmis au commissaire au plus tard huit jours avant l’audience. En cas de retard, préciser le nombre de jours écoulés avant la transmission du dossier.
  2. Le dossier contient tous les renseignements et tous les documents requis. Préciser les renseignements ou les documents qui sont manquants, s’il y a lieu.
  3. Le dossier a été organisé de manière logique et normalisée, suivant les directives de la Section. Préciser en quoi le dossier n’était pas organisé, le cas échéant.
  4. D’après l’enregistrement et le dossier, le commissaire était prêt pour l’audience.

B  Les audiences sont respectueuses

  1. Le commissaire traite les participants avec sensibilité et respect.
  2. Le commissaire veille à ce que les parties aient la possibilité de présenter des éléments de preuve, de répondre à des éléments de preuve et de présenter des observations.
  3. Le commissaire signale les cas où les éléments de preuve n’ont pas permis de répondre convenablement à une question importante et il demande des précisions.
  4. Toute communication en l’absence de l’une des parties est transmise, et un résumé est consigné au dossier.
  5. Les problèmes liés à l’interprétation sont décelés et résolus.

C  Les audiences sont bien ciblées

  1. Le commissaire établit les questions à l’ordre du jour ou confirme que les parties sont d’accord avec l’ordre du jour au début de l’audience.
  2. Le commissaire veille à ce que les parties axent leur témoignage et leur documentation sur les questions que le commissaire a établies comme étant les questions pertinentes.
  3. L’audience a-t-elle été tenue dans le délai imparti?
  4. Les questions du commissaire sont pertinentes par rapport aux questions à trancher énoncées dans l’ordre du jour de l’audience ou aux questions soulevées au cours de l’audience.
  5. Les questions du commissaire sont ciblées et organisées.
  6. Le commissaire gère les situations problématiques à mesure qu’elles se présentent.
  7. Au cours de l’audience, le commissaire a restreint le nombre de questions à trancher.
  8. Le commissaire restreint le nombre de questions à trancher pour les besoins des observations finales.
  9. Le commissaire prend en compte les besoins des participants vulnérables, y compris les mineurs non accompagnés, pour faciliter la présentation de leurs éléments de preuve.
  10. Le commissaire traite les demandes présentées de vive voix par les parties.
  11. Le commissaire précise les lois, les règlements, les règles ou les directives qui s’appliquent.

D  Les motifs exposent les conclusions sur toutes les questions déterminantes

  1. Les questions désignées comme déterminantes à l’audience sont examinées dans les motifs.
  2. Les conclusions reposent sur les questions soulevées et les éléments de preuve fournis pendant l’audience.

E  Les décisions présentent des conclusions et l’analyse qui les justifie

  1. Le commissaire présente des conclusions de fait claires et sans équivoque.
  2. Le commissaire appuie les conclusions de fait par des exemples clairs tirés de la preuve qui s’avèrent probants quant à ces conclusions.
  3. Le commissaire fonde ses conclusions sur des éléments de preuve dont la crédibilité et la fiabilité sont avérées.
  4. Le commissaire examine les éléments de preuve des parties qui vont à l’encontre de sa décision et il explique pourquoi certains éléments de preuve ont été privilégiés.
  5. Le commissaire précise les lois, les règles, les règlements, les guides jurisprudentiels, les Directives du président ou des décisions à caractère persuasif, lorsque c’est pertinent.
  6. Le commissaire prend en compte les facteurs contextuels sociaux et culturels lorsqu’il évalue le témoignage des témoins.

F  Les motifs sont transparents et intelligibles

  1. Le commissaire s’exprime en langage clair.
  2. Le commissaire expose des motifs de façon claire et concise.
  3. Les motifs sont faciles à comprendre et ordonnés de façon logique.