Date d’entrée en vigueur : le 21 décembre 2017
2. Date d’entrée en vigueur
- 2.1. Le présent document a été approuvé par le président de la CISR et est entré en vigueur le 21 décembre 2017.
- 2.2. La Procédure pour déposer une plainte à l’endroit d’un commissaire remplace le Protocole relatif aux questions concernant la conduite des commissaires.
3. Application
- 3.1. Une plainte peut être déposée à l’endroit de tout commissaire à temps plein ou à temps partiel de la CISR.
- 3.2. Une plainte peut être déposée par toute personne, y compris un conseil, une partie à une procédure de la CISR, un membre du personnel de la CISR, un membre d’organisme ou un membre du public.
- 3.3. Une plainte doit porter sur la conduite d’un commissaire qui est perçue comme étant contraire au Code de déontologie. Une plainte ne peut pas porter sur la décision d’un commissaire.
- 3.4. La conduite peut avoir eu lieu à l’intérieur ou à l’extérieur de la salle d’audience.
- 3.5. Si la préoccupation porte sur la décision du commissaire, le recours approprié consiste à interjeter appel à la Section d’appel de l’immigration (SAI) ou à la Section d’appel des réfugiés (SAR), le cas échéant, ou à présenter une demande de contrôle judiciaire à la Cour fédérale.
- 3.6. La présente procédure ne restreint pas les droits des commissaires, notamment les droits reconnus par toute convention collective, législation, politiques ou codes applicables.
4. Comment déposer une plainte
- 4.1. Toute plainte au sujet de la conduite d’un commissaire doit être présentée par écrit au directeur du
Bureau de l’ombudsman. Elle doit être acheminée à l’adresse suivante :
Bureau de l’ombudsman
Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada
Place Minto, Édifice Canada
344, rue Slater, 14e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0K1
CANADA - 4.2. Il est également possible de déposer une plainte par courriel en l’acheminant au Bureau de l’ombudsman.
- 4.3. Toute plainte doit comprendre les renseignements suivants :
- le nom et les coordonnées de la personne qui dépose la plainte;
- le nom du commissaire qui fait l’objet de la plainte;
- le numéro de dossier de la CISR (le cas échéant);
- une description de la conduite en cause;
- tout autre renseignement à l’appui de la plainte.
- 4.4. Il existe un
formulaire de plainte pour faciliter le processus. Toutefois, il est également possible de déposer une plainte sans avoir recours à ce formulaire.
- 4.5. La CISR n’accepte pas les plaintes anonymes. Toutefois, la personne qui dépose la plainte peut demander par écrit que son identité ne soit pas communiquée au commissaire visé par la plainte. Dans cette situation, l’identité de la personne qui porte plainte sera connue seulement par l’ombudsman.. Si l’identité de la personne qui dépose la plainte doit être révélée au commissaire pour permettre une enquête juste et complète sur la plainte, le directeur responsable de l’intégrité communiquera avec la personne qui dépose la plainte et confirmera si cette personne souhaite donner suite à sa plainte. Si ce n’est pas le cas, le dossier de plainte sera fermé par l’ombudsman.
5. Processus d’examen des plaintes
- 5.1. À la réception d’une plainte, le Bureau de l’ombudsman de la CISR envoie un accusé de réception à la personne qui dépose la plainte.
- 5.2. Une copie de la plainte est transmise au commissaire qui fait l’objet de la plainte, au vice-président adjoint (V.-P. A.) et au vice-président de la section au sein de laquelle le commissaire travaille.
- 5.3. Dans les cas où il convient de le faire, le directeur du Bureau de l’ombudsman tente de régler de façon informelle la plainte qui lui a été envoyée en trouvant une solution satisfaisante pour les deux parties.
- 5.4. Le Bureau de l’ombudsman examine la plainte et formule une recommandation au président dans laquelle il détermine si la plainte :
- est visée par la présente procédure (c’est-à-dire qu’elle est liée à la conduite d’un commissaire et ne porte pas sur la décision d’un commissaire);
- est suffisamment grave pour qu’il y soit donné suite (par exemple, la plainte n’est ni frivole ni vexatoire); ou
- elle serait mieux traitée dans le cadre d’un autre processus.
- 5.5. Le président peut :
- rejeter la plainte s’il conclut qu’elle n’est pas visée par la présente procédure ou qu’elle n’est pas suffisamment grave pour qu’il y soit donné suite au moyen de la tenue d’une enquête;
- refuser de traiter la plainte si celle-ci serait mieux traitée dans le cadre d’un autre processus;
- renvoyer la plainte au directeur du Bureau de l’intégrité pour qu’il effectue une enquête;
- dans certaines circonstances exceptionnelles, après avoir évalué la gravité des allégations d’inconduite et d’autres facteurs pertinents, renvoyer la plainte à une autre personne, notamment un enquêteur externe.
- 5.6. Si le président rejette la plainte ou refuse de la traiter au motif qu’elle serait mieux traitée dans le cadre d’un autre processus, les motifs de la décision sont communiqués à la personne qui dépose la plainte, au commissaire faisant l’objet de la plainte, au V.-P. A. et au vice-président.
- 5.7. Si le président renvoie la plainte au Bureau de l’ombudsman ou à une autre personne, comme un enquêteur externe, l’ombudsman ou l’autre personne effectue une enquête et rédige un rapport d’enquête. Dans les directives qu’il transmet à l’enquêteur, le président peut inclure des délais précis et d’autres instructions quant aux réalisations attendues.
- 5.8. Tant que l’équité est respectée, une certaine souplesse est permise dans la conduite des enquêtes. Par exemple, la personne qui dépose la plainte et le commissaire peuvent être reçus en entrevue, mais il est possible que cette étape ne soit pas nécessaire dans tous les cas.
- 5.9. La décision de renvoyer la plainte au Bureau de l’ombudsman à un enquêteur externe ou à une autre personne pour la tenue d’une enquête et l’établissement d’un rapport est communiquée à la personne qui dépose la plainte, au commissaire qui fait l’objet de la plainte, au V.-P. A. et au vice-président.
- 5.10. Le rapport d’enquête présente des constatations de fait, des analyses et des conclusions, y compris une conclusion quant à savoir s’il y a eu manquement au Code de déontologie. Le rapport est transmis au président pour qu’il rende une décision.
- 5.11. La plainte est traitée aussi rapidement qu’il est possible de le faire sans compromettre les principes d’équité et de rigueur. La personne qui dépose la plainte, le commissaire qui fait l’objet de la plainte, le V.-P. A et le vice-président sont tenus au courant du processus de traitement de la plainte, lorsque cela est approprié.
- 5.12. Le processus de traitement des plaintes est équitable, tant pour la personne qui présente la plainte que pour le commissaire qui fait l’objet de la plainte.
- 5.13. L’identité de la personne qui présente la plainte, l’identité du commissaire qui fait l’objet de la plainte et celle de toute autre personne impliquée dans le processus est protégée, au besoin, dans la mesure où il est possible de le faire, compte tenu des principes d’équité procédurale de même que des exigences de la
Loi sur la protection des renseignements personnels et de la
Loi sur l’accès à l’information.
- 5.14. La CISR déploiera tous les efforts possibles pour répondre aux besoins particuliers des personnes vulnérables ayant déposé une plainte lorsque ces besoins lui sont communiqués.
6. Décision du président
- 6.1. Après avoir soigneusement étudié le rapport d’enquête et s’être assuré du respect du principe de l’équité procédurale, le président décide de souscrire ou non aux conclusions du rapport d’enquête. Le président détermine aussi s’il y a eu manquement au Code de déontologie.
- 6.2. Le président informe la personne qui dépose la plainte, le commissaire qui fait l’objet de la plainte, le V.-P. A. et le vice-président s’il y a eu manquement au Code de déontologie ou non, et fait parvenir les motifs de sa décision.
- 6.3. Le président peut prendre toute mesure de suivi qu’il estime appropriée dans les circonstances. Pour décider si des mesures de suivi s’imposent, le président prend en considération toute inconduite antérieure du commissaire, la gravité de l’inconduite et tout autre facteur ou circonstance.
- 6.4. Après que le président rejette une plainte, refuse de traiter une plainte au motif que celle-ci serait mieux traitée dans le cadre d’un autre processus ou rend sa décision quant à un manquement au Code de déontologie, le dossier de plainte est fermé, et la personne qui a déposé la plainte ne dispose d’aucun autre recours sur le fondement de la présente procédure.
7. Procédure en cours devant la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada
- 7.1. Si la plainte à l’endroit d’un commissaire a trait à la partialité dans une procédure en cours relative à l’immigration ou à l’asile et que cette procédure n’est pas réglée, l’allégation de partialité doit alors être portée à l’attention du président de l’audience dès la première occasion raisonnable.
- 7.2. Normalement, une plainte n’est pas traitée tant que la procédure devant le commissaire visé par la plainte n’est pas réglée. Dans certaines circonstances exceptionnelles, le président peut décider de traiter la plainte immédiatement, même si la procédure devant le commissaire n’est pas réglée.
8. Rôles et responsabilités
- 8.1. Le président est responsable :
- d’appliquer, de manière générale, la présente procédure;
- de décider s’il convient de rejeter la plainte ou de refuser de la traiter au motif qu’elle serait mieux traitée dans le cadre d’un autre processus;
- de décider s’il convient de renvoyer la plainte au Bureau de l’ombudsman ou à une autre personne, comme un enquêteur externe;
- de se prononcer s’il y a eu manquement au Code de déontologie;
- de prendre les mesures de suivi qui s’imposent.
- 8.2. Le Bureau de l’ombudsman est indépendant des commissaires et supervise le processus de plainte. Le directeur est responsable :
- d’administrer, de manière générale, la présente procédure;
- de formuler des recommandations au président;
- d’enquêter sur les allégations d’inconduite dans les cas où la plainte lui a été renvoyée par le président;
- de mener à bien les procédures administratives liées à la rétention des services d’un enquêteur externe, s’il y a lieu;
- de veiller à ce que la plainte soit traitée après le règlement de la procédure devant le commissaire;
- de mener toutes les activités précisées dans la présente procédure selon les principes de l’équité et du respect;
- d’élaborer les rapports publics.
9. Rapports publics
- 9.1 Chaque année, la CISR publie sur son site Web un rapport faisant état de toutes les plaintes déposées au cours de l’année précédente. Ce rapport peut comprendre une description de la nature des plaintes, les mesures prises pour y donner suite et la décision rendue, mais ne comprendra aucun renseignement permettant d’identifier les personnes.
10. Demandes de renseignements
- 10.1. Les demandes de renseignements relatives à la présente procédure doivent être envoyées au responsable suivant :
Bureau de l’ombudsman
Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada
Place Minto, Édifice Canada
344, rue Slater, 14e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0K1
CANADA
Courriel :
Ombuds (IRB/CISR)